Sie haben wahrscheinlich schon mal was von HR-Analytik gehörtder Prozess der Analyse von Daten über die Belegschaft eines Unternehmens, um die Ergebnisse des Unternehmens zu verbessern. Sie haben wahrscheinlich auch von HR-Kennzahlen gehörtdie quantifizierbaren Indikatoren, die uns helfen, den Geschäftserfolg zu einem bestimmten Zeitpunkt zu messen und zu beurteilen.
Sie wissen sicher, dass die Durchführung von HR-Analysen und die Ermittlung von HR-Kennzahlen die Verwendung von Mitarbeiterdaten und -informationen voraussetzt. Aber vielleicht wissen Sie nicht genau, woraus diese Datensätze bestehen oder woher die Datenpunkte stammen.
Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die HR-Daten werfen.
Was sind HR-Daten?
Bei Personaldaten handelt es sich um Fakten, Statistiken oder Informationen, die zu Referenz- oder Analysezwecken verwendet werden können. Für Führungskräfte und Personalverantwortliche können Personaldaten eines der mächtigsten Werkzeuge in unserem breit gefächerten Werkzeugkasten sein, da sie sonst unzugängliches Wissen über die Belegschaft liefern.
Wenn Personaldaten intelligent analysiert und genutzt werden, bieten sie eine Vielzahl von Möglichkeiten für die innovative und proaktive Umsetzung von Programmen, die übergreifende Verbesserung von Prozessen, die Optimierung von Arbeitsabläufen und vieles mehr, um die Erfolgschancen eines jeden Unternehmens zu erhöhen.
Intelligente und vorausschauende Personalarbeit erfordert eine datengestützte Grundlage. Daher sollte das Verständnis von Personaldaten (und das Wissen, wie man sie richtig nutzt) für jeden, der in diesem Bereich arbeitet, oberste Priorität haben.
Woraus bestehen die HR-Datensätze?
Im Jahr 2022 gibt es scheinbar unendlich viele Quellen für Mitarbeiterdaten, und es werden immer mehr hinzukommen, da der Trend zu immer datengesteuerten Betriebsabläufen in Unternehmen anhält.
Es gibt zwei Hauptarten von Daten: interne und externe Daten. Interne Daten stammen aus dem Unternehmen oder der Organisation selbst, während externe Daten aus anderen sekundären Quellen gesammelt werden.
Interne Daten (primär)
Interne Daten werden aus Schulungsunterlagen des Unternehmens, Leistungsdaten, Lohnsätzen, Mitarbeiterdaten, Berichtsstrukturen, Disziplinardaten, Daten zu Sozialleistungen, Lohn- und Kosteninformationen, Verkaufsdaten, Kundendaten und mehr zusammengestellt.
Externe Daten (sekundär)
Während die Quellen weitgehend von der Branche abhängen, können externe Datensätze durch die Sammlung historischer Branchendaten, Finanzdaten, politischer Ergebnisse, Wetterberichte, Wirtschaftsanalysen, Studien über die Auswirkungen auf die Umwelt, Gesundheitsdaten und vieles mehr erstellt werden.
Interne Daten werden auch als First-Party-Daten bezeichnet, während externe Daten entweder Second-Party- oder Third-Party-Daten sein können.
Second-Party bezieht sich auf Daten, die direkt von einem vertrauenswürdigen Partner (oder einem Unternehmen mit einer direkten Verbindung zu Ihrer Zielgruppe oder Ihren Mitarbeitern) erfasst und dann von Ihrem Unternehmen übernommen werden. Drittpartei bezieht sich auf Daten, die von einer Organisation gesammelt wurden, die nicht direkt mit Ihrem Kundenstamm oder Ihrer Belegschaft in Verbindung steht.
Interne Daten können auch direkt von den Mitarbeitern selbst stammen, und zwar in Form von Selbstauskünften aus Initiativen wie Umfragen oder Fragebögen, direkt beobachteten Daten aus Beobachtungen, Daten, die durch Website-Aktivitäten oder App-Nutzung gesammelt wurden, Kundenfeedback oder eine Vielzahl anderer Methoden.
Wie genau werden Personaldaten erfasst?
Es gibt viele Möglichkeiten, an Personaldaten heranzukommen. Hier sind nur einige der Wege, die Sie gehen können, um Ihre Datenbank zu erweitern:
Erstellen Sie Statistiken und Informationen, indem Sie (manuell oder automatisch) Dokumente, Aufzeichnungen und alle internen Materialien mit Mitarbeiterdaten durchsuchen.
Überwachen Sie die Nutzung und Aktivität Ihrer Mitarbeiter auf Plattformen wie Social-Media-Apps oder Lead-Formularen.
Nutzen Sie intelligente Programme, um verfügbare externe Daten von Dritten zu sammeln, z. B. zu aktuellen Unternehmenszielen oder Trends in Ihrem Bereich, und erweitern Sie Ihren Datenpool, indem Sie neue, für Ihre Branche relevante Datenquellen von Dritten übernehmen.
Extrahieren Sie Erstdaten aus Softwaremodulen wie z. B. Bewerberverfolgungs-, Lohn- und Gehaltsabrechnungs- oder Zeitwirtschaftssystemen, oder verwenden Sie ein automatisiertes, übergreifendes HR-spezifisches System, das Primärdaten digitalisiert und sofort in verschiedenen Kategorien erfasst, darstellt und kategorisiert.
Beauftragen Sie Experten für die Datenerhebung, um schwer zugängliche Informationen zu beschaffen.
Führen Sie Interviews oder Fokusgruppen mit Kunden, Mitarbeitern und Führungskräften durch, um wertvolle Daten aus erster Hand zu erhalten.
Beobachten Sie Nutzer, Mitarbeiter oder Führungskräfte direkt, wann immer Sie können (durch automatisierte Programme/Online-Apps oder Software oder die manuelle Erfassung qualitativer Daten am Arbeitsplatz)
10 Tipps und Strategien für den Umgang mit HR-Daten
Personaldaten stehen nicht für sich allein und haben keinen Wert an sich. Betrachten Sie sie ganzheitlich, strategisch und mit einem tiefen Verständnis für den umgebenden Kontext. Sie müssen mehr als nur das "Was" verstehen, und um zum "Warum" zu gelangen, müssen Sie die Geschichte hinter jeder Statistik herausfinden.
Denken Sie immer daran, dass der Zweck der Erhebung und Auswertung von Personaldaten nicht darin besteht, einfach mehr Zahlen zur Verfügung zu haben, sondern Ihre Entscheidungsfähigkeit zu verbessern.
Setzen Sie auf intelligente Weise Prioritäten bei den wichtigsten Daten, denn Datenerfassung und -verwaltung kosten Zeit und Geld. Setzen Sie Ihre Ressourcen klug ein und messen Sie, was für das Wachstum Ihres Unternehmens am wichtigsten ist.
Digitalisieren, optimieren und analysieren Sie Daten mithilfe der geeigneten Technologien, die je nach Branche, Unternehmensgröße, langfristigen Zielen, aktuellen Prioritäten und anderen Faktoren variieren. Wenden Sie sich an Experten, wenn Sie nicht sicher sind, welche Technologien und Tools für Ihr Unternehmen geeignet sind.
Berücksichtigen Sie sorgfältig und kontinuierlich die besten Praktiken, Ansätze und Techniken bei der Erhebung von Personaldaten und der Personalanalyse (auf der Grundlage Ihrer Branchenkenntnisse, der Wachstumsbereiche Ihres Unternehmens usw.).
"Informationen sind eine Quelle des Lernens. Aber wenn sie nicht organisiert, verarbeitet und den richtigen Leuten in einem entscheidungsrelevanten Format zur Verfügung gestellt werden, sind sie eine Belastung und kein Nutzen." - C. William Pollard, der Vorsitzende der Fairwyn Investment Company
6. Passen Sie Ihre Datenerhebungs- und Analyseverfahren an die Entwicklung der Arbeitskräfte und der Branchenstandards an.
7. Organisieren, kategorisieren und zentralisieren Sie Personaldaten in einem leicht zugänglichen, gestrafften und systematisierten Rahmen, der Anpassungen zulässt.
8. Beziehen Sie die Verwendung qualitativer Daten ein, wann immer dies von Vorteil ist. Analytische Prozesse sind vielleicht nicht so einfach und können eine größere Herausforderung darstellen, aber qualitative Informationen können unglaublich hilfreiche Erkenntnisse liefern.
9. Vernachlässigen Sie niemals die Datensicherheit und den Datenschutz und vergessen Sie niemals die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen.
10. Vergessen Sie nicht, sich auf Primärdaten direkt von Ihren Mitarbeitern zu konzentrieren, denn die Daten der Mitarbeiter selbst sind von unschätzbarem Wert.
Schlussfolgerung
Personaldaten sind der Schlüssel zum Verständnis und zur Optimierung der Belegschaft in jeder Branche. Das Sammeln, Interpretieren, Auswerten und strategische Nutzen von Daten und Metriken verschafft Ihnen ein erweitertes Wissen, verbesserte HR-Analyseverfahren und optimierte Geschäftseinblicke.
Auch wenn sich die Personaldaten ständig weiterentwickeln, bleibt es wichtig, den Finger am Puls der Zeit zu haben, wenn es um Datentrends, Technologien und branchenspezifische Innovationen geht.
Vielleicht sind Sie kein Experte für die Erfassung und innovative Nutzung von Personaldaten, und das ist auch in Ordnung. Stellen Sie ein Team von Fachleuten ein, Softwareprogramme übernehmen um Sie bei Ihren HR-Analyseprozessen zu unterstützen und Ihre Systeme in eine vereinfachte Plattform zu integrieren.