Du har sannsynligvis hørt om HR-analyse, prosessen med å analysere data knyttet til en virksomhets arbeidsstyrke for å forbedre organisasjonens resultater. Du har sikkert også hørt om HR-målinger, de kvantifiserbare indikatorene som hjelper oss å måle og vurdere virksomhetens suksess på et gitt tidspunkt.
Du vet helt sikkert at HR-analyser og HR-målinger krever bruk av data og informasjon om de ansatte. Men det er ikke sikkert du vet nøyaktig hva disse datasettene består av eller hvor datapunktene kommer fra.
La oss ta en nærmere titt på HR-data.
Hva er HR-data?
HR-data er fakta, statistikk eller informasjon som kan brukes til referanse eller analyse. Som bedriftsledere og HR-medarbeidere kan HR-data være et av de mest effektive verktøyene i vår mangfoldige verktøykasse, ettersom de gir oss kunnskap om arbeidsstyrken som ellers ville vært utilgjengelig.
Hvis HR-data analyseres og utnyttes på en intelligent måte, gir de oss ubegrensede muligheter for innovativ og proaktiv programimplementering, overordnede prosessforbedringer, optimalisering av arbeidsflyten og mange andre måter å øke bedriftens muligheter for suksess på.
Intelligent og fremtidsrettet HR krever et datadrevet fundament, så det å forstå HR-data (og vite hvordan man bruker dem på en god måte) bør være en topprioritet for alle som jobber med HR.
Hva består HR-datasettene av?
Det finnes tilsynelatende uendelig mange kilder til medarbeiderdata i 2022, og flere og flere vil dukke opp i takt med at utviklingen går i retning av stadig mer datadrevne driftsprosedyrer.
Det finnes to hovedtyper data - interne og eksterne data. Interne data kommer fra bedriften eller organisasjonen selv, mens eksterne data samles inn fra andre sekundære kilder.
Interne data (primære)
Interne data hentes fra bedriftens opplæringsregister, prestasjonsdata, lønnssatser, medarbeiderregister, rapporteringsstrukturer, disiplinærdata, fordelsdata, lønns- og kostnadsinformasjon, salgsdata, kundedata med mer.
Eksterne data (sekundære)
Selv om kildene i stor grad avhenger av bransjen, kan eksterne datasett bygges opp ved å samle inn historiske bransjedata, økonomiske data, politiske resultater, værmeldinger, økonomiske analyser, miljøkonsekvensanalyser, helsedata med mer.
Interne data kalles også førstepartsdata, mens eksterne data kan være enten andreparts- eller tredjepartsdata.
Med andrepart menes informasjon som er samlet inn direkte av en betrodd partner (eller en virksomhet som har en direkte kobling til målgruppen eller de ansatte), og som deretter er innhentet av organisasjonen din. Tredjepart refererer til data som er samlet inn av en organisasjon som ikke er direkte knyttet til kundebasen eller arbeidsstyrken din.
Interne data kan også komme direkte fra de ansatte selv i form av selvrapportert informasjon fra for eksempel spørreundersøkelser eller spørreskjemaer, direkte observerte data fra observasjoner, data som samles inn gjennom for eksempel nettstedsaktivitet eller appbruk, tilbakemeldinger fra kunder eller en rekke andre metoder.
Hvordan innhentes egentlig HR-data?
Det er mange måter å få tak i HR-data på. Her er noen eksempler på hvordan du kan utvide databasen din:
Utarbeide statistikk og informasjon ved (manuelt eller automatisk) å gå gjennom dokumenter, registre og alt internt materiale som inneholder opplysninger om de ansatte.
Overvåk de ansattes bruk av og aktivitet på plattformer som apper for sosiale medier eller leadskjemaer.
Bruk intelligente programmer til å samle inn tilgjengelige eksterne andrepartsdata om f.eks. aktuelle organisatoriske mål eller trender innen fagområdet, og styrk datagrunnlaget ved å ta i bruk nye tredjeparts datakilder som er relevante for bransjen.
Hent ut førstepartsdata fra programvaremoduler som søkersporings-, lønns- eller tidsstyringssystemer, eller bruk et automatisert, overordnet HR-system som digitaliserer og umiddelbart samler inn, presenterer og kategoriserer primærdata på tvers av ulike kategorier.
Ansett eksperter på datainnsamling for å skaffe til veie informasjon som er vanskelig tilgjengelig.
Gjennomfør intervjuer eller fokusgrupper med kunder, ansatte og ledere for å få verdifulle førstepartsdata.
Observer brukere, ansatte eller ledere direkte når du kan (ved hjelp av automatiserte programmer/nettbaserte apper eller programvare eller manuell innsamling av kvalitative data på arbeidsplassen).
10 tips og strategier for bruk av HR-data
HR-data kan ikke stå alene og har ingen verdi i seg selv. Se på dem på en helhetlig og strategisk måte og med en dyp forståelse av konteksten rundt. Du må forstå mer enn "hva", og for å komme til "hvorfor" må du finne ut hva som ligger bak hver enkelt statistikk.
Husk alltid at formålet med å samle inn og referere til HR-data ikke bare er å få flere tall til rådighet, men å forbedre beslutningsevnen.
Prioriter de viktigste dataene på en intelligent måte, ettersom datainnsamling og -håndtering krever tid og penger. Bruk ressursene klokt, og mål det som er viktigst for bedriftens vekst.
Digitaliser, optimaliser og analyser data ved hjelp av riktig teknologi, som varierer avhengig av bransje, bedriftsstørrelse, langsiktige mål, prioriteringer på et gitt tidspunkt og andre faktorer. Ta kontakt med eksperter hvis du er usikker på hvilken teknologi og hvilke verktøy som passer for din virksomhet.
Vurder nøye og kontinuerlig de beste metodene, tilnærmingene og teknikkene for innsamling av HR-data og HR-analyse (basert på bransjekunnskap, organisasjonens vekstområder osv.)
"Informasjon er en kilde til læring. Men med mindre den organiseres, bearbeides og gjøres tilgjengelig for de rette personene i et format som gjør det mulig å ta beslutninger, er den en byrde, ikke en fordel." - C. William Pollard, styreleder i Fairwyn Investment Company.
6. Tilpass datainnsamlings- og analysepraksisene i samsvar med utviklingen i arbeidsstyrken og bransjestandarder.
7. Organiser, kategoriser og sentraliser HR-data innenfor et lett tilgjengelig, strømlinjeformet og systematisert rammeverk som gir mulighet for tilpasning.
8. Ta i bruk kvalitative data når det er fordelaktig å gjøre det. Analyseprosesser er kanskje ikke like enkle og kan være mer utfordrende, men kvalitativ informasjon kan gi svært nyttig innsikt.
9. Forsøm aldri datasikkerhet og -beskyttelse, og glem aldri compliance og regelverk.
10. Glem ikke å fokusere på primærdata direkte fra medarbeiderne, da data fra medarbeiderne selv er uvurderlige.
Konklusjon
HR-data er nøkkelen til å forstå og optimalisere arbeidsstyrken i alle bransjer. Når du samler inn, tolker, evaluerer og bruker data og beregninger på en strategisk måte, får du økt kunnskap, forbedret HR-analysepraksis og optimalisert forretningsinnsikt.
Selv om HR-data er i stadig utvikling, er det viktig å holde fingeren på pulsen når det gjelder datatrender, teknologier og bransjespesifikke innovasjoner.
Du er kanskje ikke ekspert på å samle inn og bruke HR-data på en innovativ måte, og det er helt greit. Ansett et team av fagfolk, ta i bruk programvare for å hjelpe deg med HR-analyseprosesser og integrere systemene dine i én forenklet plattform.