Je hebt waarschijnlijk gehoord van HR-analyseHet analyseren van gegevens over het personeelsbestand van een bedrijf om de resultaten van de organisatie te verbeteren. U hebt waarschijnlijk ook gehoord van HR-metricsDe kwantificeerbare indicatoren die ons helpen om het succes van een bedrijf op een bepaald moment te meten.
U weet ongetwijfeld dat voor het uitvoeren van HR-analyses en het bepalen van HR-metrics gegevens en informatie van werknemers nodig zijn. Maar misschien weet u niet precies waaruit deze datasets bestaan of waar de datapunten vandaan komen.
Laten we eens wat dieper ingaan op HR-gegevens.
Wat zijn HR-gegevens?
HR-gegevens zijn feiten, statistieken of informatie die kunnen worden gebruikt voor referentie of analyse. Als bedrijfsleiders en HR-professionals kunnen HR-gegevens een van de krachtigste hulpmiddelen zijn in onze gevarieerde gereedschapskist, omdat ze anders ontoegankelijke kennis over het personeelsbestand verschaffen.
Als HR-gegevens intelligent worden geanalyseerd en gebruikt, bieden ze ons een onbeperkt aantal mogelijkheden voor innovatieve en proactieve programma-implementatie, overkoepelende procesverbetering, workflowoptimalisatie en nog veel meer manieren om de kans op succes van een bedrijf te vergroten.
Intelligent en vooruitstrevend HR vereist een datagestuurde basis, dus het begrijpen van HR-gegevens (en weten hoe deze goed te gebruiken) zou een topprioriteit moeten zijn voor iedereen die binnen het vakgebied werkt.
Waaruit bestaan HR-datasets?
In 2022 zijn er schijnbaar oneindig veel bronnen voor personeelsgegevens, en er zullen er steeds meer bijkomen naarmate bedrijven zich meer en meer gaan richten op datagestuurde bedrijfsprocedures.
Er zijn twee hoofdtypen gegevens: interne en externe gegevens. Interne gegevens komen ergens uit het bedrijf of de organisatie zelf, terwijl externe gegevens worden verzameld uit andere secundaire bronnen.
Interne gegevens (primair)
Interne gegevens worden samengesteld uit trainingsgegevens van het bedrijf, prestatiegegevens, salarisschalen, werknemersgegevens, rapportagestructuren, disciplinaire gegevens, uitkeringsgegevens, salaris-/kosteninformatie, verkoopgegevens, klantgegevens en nog veel meer.
Externe gegevens (secundair)
Hoewel de bronnen grotendeels afhangen van de sector, kunnen externe gegevensverzamelingen worden samengesteld door historische industriegegevens, financiële gegevens, politieke resultaten, weerrapporten, economische analyses, milieueffectrapportages, gezondheidsgegevens en nog veel meer te verzamelen.
Interne gegevens worden ook wel gegevens van de eerste partij genoemd, terwijl externe gegevens gegevens van de tweede partij of derde partij kunnen zijn.
Second-party verwijst naar gegevens die rechtstreeks zijn verzameld door een vertrouwde partner (of een bedrijf met een directe link naar uw doelgroep of werknemers) en vervolgens zijn overgenomen door uw organisatie. Third-party verwijst naar gegevens die zijn verzameld door een organisatie die niet direct gerelateerd is aan uw klantenbestand of werknemers.
Interne gegevens kunnen ook rechtstreeks van de werknemers zelf komen in de vorm van zelfgerapporteerde informatie uit initiatieven zoals enquêtes of vragenlijsten, rechtstreeks waargenomen gegevens uit observaties, gegevens verzameld via zaken als websiteactiviteit of app-gebruik, feedback van klanten of een verscheidenheid aan andere manieren.
Hoe worden HR-gegevens precies verkregen?
Er zijn veel manieren om HR-gegevens in handen te krijgen. Hier zijn een paar van de routes die u kunt nemen om uw database uit te breiden:
Verzamel statistieken en informatie door (handmatig of automatisch) documenten, dossiers en alle interne materialen met werknemersgegevens door te spitten.
Controleer het gebruik en de activiteit van werknemers op platforms zoals apps voor sociale media of leadformulieren.
Gebruik intelligente programma's om beschikbare externe gegevens van tweede partijen te verzamelen met betrekking tot zaken als huidige organisatiedoelen of trends binnen je vakgebied en breid je gegevensbestand uit door nieuwe gegevensbronnen van derde partijen te gebruiken die relevant zijn voor je branche.
Haal gegevens van de eerste partij uit softwaremodules zoals Applicant Tracking, Payroll of Time Management-systemen, of gebruik een geautomatiseerd overkoepelend HR-specifiek systeem dat primaire gegevens digitaliseert en onmiddellijk verzamelt, presenteert en categoriseert in verschillende categorieën.
Huur experts in op het gebied van gegevensverzameling om informatie te verkrijgen die moeilijker te vinden is.
Voer interviews of focusgroepen uit met klanten, werknemers en leidinggevenden om waardevolle gegevens van de eerste partij te krijgen.
Waar mogelijk gebruikers, werknemers of leiders direct observeren (via geautomatiseerde programma's/online apps of software of het handmatig verzamelen van kwalitatieve gegevens op de werkplek).
10 Tips en strategieën om rekening te houden met HR-gegevens
HR-gegevens staan niet op zichzelf of hebben waarde op zich; bekijk ze holistisch, strategisch en met een diep begrip van de omringende context. Je moet meer begrijpen dan het "wat" en om bij het "waarom" te komen, moet je het verhaal achter elke statistiek achterhalen.
Onthoud altijd dat het doel van het verzamelen van HR-gegevens niet is om simpelweg meer cijfers tot je beschikking te hebben, maar om je besluitvormingscapaciteiten te verbeteren.
Stel op intelligente wijze prioriteiten voor de belangrijkste gegevens, want het verzamelen en beheren van gegevens kost tijd en geld. Gebruik uw middelen verstandig en meet wat het belangrijkst is voor de groei van uw bedrijf.
Digitaliseer, optimaliseer en analyseer gegevens met behulp van de juiste technologieën, die variëren op basis van branche, bedrijfsgrootte, langetermijndoelen, prioriteiten op een bepaald moment en andere factoren. Huur experts in als je niet zeker weet welke technologie en tools geschikt zijn voor jouw bedrijf.
Overweeg voortdurend zorgvuldig de beste praktijken, benaderingen en technieken voor het verzamelen van HR-gegevens en HR-analyses (op basis van uw kennis van de sector, de groeigebieden van uw organisatie, enz.)
"Informatie is een bron van leren. Maar tenzij het georganiseerd, verwerkt en beschikbaar is voor de juiste mensen in een vorm die besluitvorming mogelijk maakt, is het een last, geen voordeel." - C. William Pollard, de voorzitter van Fairwyn Investment Company
6. Pas uw gegevensverzamelings- en analysepraktijken aan in overeenstemming met de evolutie van het personeelsbestand en de industrienormen.
7. HR-gegevens organiseren, categoriseren en centraliseren binnen een gemakkelijk toegankelijk, gestroomlijnd en gesystematiseerd kader dat maatwerk mogelijk maakt.
8. Gebruik kwalitatieve gegevens wanneer dat voordelig is. Analytics-processen zijn misschien niet zo eenvoudig en kunnen uitdagender zijn, maar kwalitatieve informatie kan ongelooflijk nuttige inzichten opleveren.
9. Verwaarloos nooit de beveiliging en bescherming van gegevens en vergeet compliance en regelgeving niet.
10. Vergeet niet om je te richten op primaire gegevens direct van je personeel, want gegevens van werknemers zelf zijn van onschatbare waarde.
Conclusie
HR-gegevens zijn de sleutel tot het begrijpen en optimaliseren van elk personeelsbestand in elke branche. Het op strategische wijze verzamelen, interpreteren, evalueren en gebruiken van gegevens en statistieken levert u verbeterde kennis, verbeterde HR-analysepraktijken en geoptimaliseerde bedrijfsinzichten op.
Terwijl HR-gegevens blijven evolueren, blijft het belangrijk om de vinger aan de pols te houden als het gaat om gegevenstrends, technologieën en industriespecifieke innovaties.
U bent misschien geen industrieel in het verzamelen en innovatief gebruiken van HR-gegevens, en dat is niet erg. Huur een team van professionals in, softwareprogramma's gebruiken om te helpen met HR-analyseprocessen en uw systemen te integreren in één vereenvoudigd platform.