HR-data förklarat: Vad är det och var kommer det ifrån?

Du har förmodligen Har hört talas om HR-analys, processen att analysera data som rör ett företags personalstyrka för att förbättra organisationens resultat. Du har förmodligen också Har hört talas om HR-mätningar, de kvantifierbara indikatorer som hjälper oss att mäta och bedöma företagets framgång vid en viss tidpunkt.

Du vet säkert att HR-analyser och HR-mätningar kräver att man använder data och information om medarbetarna. Men du kanske inte vet exakt vad dessa dataset består av eller varifrån datapunkterna kommer.

Låt oss ta en djupare titt på HR-data.

Vad är HR-data?

HR-data är fakta, statistik eller information som kan användas för referens eller analys. Som företagsledare och HR-experter kan HR-data vara ett av de mest kraftfulla verktygen i vår diversifierade verktygslåda, eftersom det ger annars oåtkomlig kunskap om arbetskraften.

Om HR-data analyseras och används på ett intelligent sätt ger det oss obegränsade möjligheter att genomföra innovativa och proaktiva program, förbättra övergripande processer, optimera arbetsflöden och många fler sätt att öka företagens chanser att lyckas.

Intelligent och framåtblickande HR kräver en datadriven grund, så att förstå HR-data (och veta hur man använder dem på rätt sätt) bör vara en topprioritet för alla som arbetar inom området.

Vad består HR-datauppsättningar av?

Det finns till synes oändliga källor för medarbetardata 2022, och fler och fler kommer att dyka upp i takt med att företagen fortsätter att utvecklas mot alltmer datadrivna arbetssätt.

Det finns två huvudtyper av data - interna och externa data. Interna data kommer från någonstans inom företaget eller organisationen, medan externa data samlas in från andra sekundära källor.

Interna data (primära)

Interna data sammanställs från företagets utbildningsregister, prestationsdata, lönenivåer, personalregister, rapporteringsstrukturer, disciplinära data, förmånsdata, löne-/kostnadsinformation, försäljningsdata, kunddata med mera.

Externa uppgifter (sekundära)

Källorna beror till stor del på branschen, men externa datauppsättningar kan byggas upp genom insamling av historiska branschdata, finansiella data, politiska resultat, väderrapporter, ekonomiska analyser, miljökonsekvensstudier, hälsodata med mera.

Interna data kallas också förstapartsdata, medan externa data kan vara antingen andrapartsdata eller tredjepartsdata.

Med andrapart avses information som samlas in direkt av en betrodd partner (eller företag med en direkt koppling till er målgrupp eller era anställda) och som sedan förvärvas av er organisation. Tredje part avser data som samlats in av en organisation som inte är direkt relaterad till din kundbas eller personalstyrka.

Interna data kan också komma direkt från medarbetarna själva i form av självrapporterad information från initiativ som undersökningar eller frågeformulär, direkt observerade data från observationer, data som samlas in genom saker som webbplatsaktivitet eller appanvändning, kundfeedback eller en mängd andra sätt.

Hur förvärvas egentligen HR-uppgifter?

Det finns många sätt att få tag på HR-data. Här är bara några av de vägar du kan ta för att utöka din databas:

• Sammanställa statistik och information genom att (manuellt eller automatiskt) söka igenom dokument, register och allt internt material som innehåller uppgifter om anställda.

• Övervaka medarbetarnas användning av och aktivitet på plattformar som appar för sociala medier eller formulär för leads.

• Använd intelligenta program för att samla in tillgänglig extern andrapartsdata som rör t.ex. aktuella organisationsmål eller trender inom ditt område och förstärk din datapool genom att anta nya datakällor från tredje part som är relevanta för din bransch.

• Extrahera förstapartsdata från programvarumoduler som t.ex. system för uppföljning av sökande, löner eller tidsplanering, eller använd ett automatiserat övergripande HR-specifikt system som digitaliserar och omedelbart samlar in, presenterar och kategoriserar primärdata i olika kategorier.

• Anlita experter på datainsamling för att samla in svårtillgänglig information.

• Genomför intervjuer eller fokusgrupper med kunder, medarbetare och ledning för att få värdefulla förstapartsdata.

• Direkt observera användare, anställda eller ledare när du kan (genom automatiserade program/onlineappar eller programvara eller manuell insamling av kvalitativa data på arbetsplatsen)

10 tips och strategier att tänka på med HR-data

1. HR-data är inte fristående eller har ett värde i sig. Se på dem på ett holistiskt och strategiskt sätt och med en djup förståelse för det omgivande sammanhanget. Du måste förstå mer än "vad", och för att komma till "varför" måste du ta reda på historien bakom varje statistik.

2. Kom alltid ihåg att syftet med att samla in och referera till HR-data inte bara är att ha fler siffror till ditt förfogande utan att förbättra din förmåga att fatta beslut.

3. Prioritera de viktigaste uppgifterna på ett intelligent sätt, eftersom insamling och hantering av data tar tid och kostar pengar. Använd dina resurser klokt och mät det som är viktigast för ditt företags tillväxt.

4. Digitalisera, optimera och analysera data med hjälp av lämplig teknik, som varierar beroende på bransch, företagsstorlek, långsiktiga mål, prioriteringar vid en viss tidpunkt och andra faktorer. Anlita experter om du inte är säker på vilken teknik och vilka verktyg som är rätt för ditt företag.

5. Överväg noga och kontinuerligt de bästa metoderna, tillvägagångssätten och teknikerna för insamling av HR-data och HR-analys (baserat på din branschkunskap, din organisations tillväxtområden etc.)

"Information är en källa till lärande. Men om den inte organiseras, bearbetas och görs tillgänglig för rätt personer i ett format som underlättar beslutsfattande är den en börda, inte en fördel." - C. William Pollard, ordförande för Fairwyn Investment Company

6. Anpassa era metoder för datainsamling och analys i enlighet med utvecklingen av arbetsstyrkan och branschstandarder.

7. Organisera, kategorisera och centralisera HR-data inom ett lättillgängligt, strömlinjeformat och systematiserat ramverk som möjliggör anpassning.

8. Inkludera användningen av kvalitativa data närhelst det är fördelaktigt att göra det. Analysprocesser kanske inte är lika enkla och kan vara mer utmanande, men kvalitativ information kan ge otroligt användbara insikter.

9. Försumma aldrig datasäkerhet och dataskydd, eller glöm bort efterlevnad och regelverk.

10. Glöm inte att fokusera mycket på primärdata direkt från din personalstyrka, eftersom data från medarbetarna själva är ovärderliga.

Slutsats

HR-data är nyckeln till att förstå och optimera all personal i alla branscher. Genom att samla in, tolka, utvärdera och använda data och mätvärden på ett strategiskt sätt får du ökad kunskap, förbättrade HR-analysmetoder och optimerade affärsinsikter.

Även om HR-data fortsätter att utvecklas är det viktigt att hålla ett finger på pulsen när det gäller datatrender, teknik och branschspecifika innovationer.

Ni kanske inte är branschledande på att samla in och på ett innovativt sätt använda HR-data, och det är helt okej. Anlita ett team av proffs, anta programvaror för att hjälpa till med HR-analysprocesser och integrera era system i en förenklad plattform.