Vous avez probablement entendu parler de l'analyse des ressources humainesLa gestion des ressources humaines est le processus d'analyse des données relatives au personnel d'une entreprise en vue d'améliorer les résultats de l'organisation. Vous avez aussi probablement connaissance des indicateurs RHLes indicateurs quantifiables qui nous aident à mesurer et à évaluer le succès d'une entreprise à un moment donné.
Vous savez certainement que la réalisation d'analyses RH et la détermination d'indicateurs RH nécessitent l'utilisation de données et d'informations sur les employés. Mais vous ne savez peut-être pas exactement en quoi consistent ces ensembles de données ni d'où proviennent les points de données.
Jetons un coup d'œil plus approfondi sur les données RH.
Qu'est-ce que les données RH ?
Les données RH sont représentées par des faits, des statistiques ou des informations qui peuvent être utilisées à des fins de référence ou d'analyse. En tant que chefs d'entreprise et professionnels des ressources humaines, les données RH peuvent être l'un des outils les plus puissants de notre boîte à outils diversifiée, car elles fournissent des connaissances autrement inaccessibles sur la main-d'œuvre.
Si les données RH sont analysées et utilisées intelligemment, elles nous offrent un éventail illimité de possibilités pour la mise en œuvre de programmes innovants et proactifs, l'amélioration des processus globaux, l'optimisation des flux de travail et bien d'autres voies visant à augmenter les chances de succès de toute entreprise.
Des ressources humaines intelligentes et tournées vers l'avenir nécessitent une base de données. Comprendre les données RH (et savoir les utiliser à bon escient) devrait donc être une priorité absolue pour tous ceux qui travaillent dans ce domaine.
De quoi sont composés les ensembles de données RH ?
En 2022, les sources de données sur les employés semblent infinies, et de plus en plus de sources continueront d'émerger à mesure que les entreprises s'orienteront vers des procédures opérationnelles de plus en plus axées sur les données.
Il existe deux grands types de données : les données internes et les données externes. Les données internes proviennent de l'entreprise ou de l'organisation elle-même, tandis que les données externes sont collectées auprès d'autres sources secondaires.
Données internes (primaires)
Les données internes sont compilées à partir des dossiers de formation de l'entreprise, des données sur les performances, des taux de rémunération, des dossiers des employés, des structures de rapport, des données disciplinaires, des données sur les avantages sociaux, des informations sur les salaires/coûts, des données sur les ventes, des données sur les clients, etc.
Données externes (secondaires)
Si les sources dépendent largement de l'industrie, des ensembles de données externes peuvent être constitués en collectant des données industrielles historiques, des données financières, des résultats politiques, des rapports météorologiques, des analyses économiques, des études d'impact sur l'environnement, des données sur la santé, et bien d'autres choses encore.
Les données internes sont également appelées données de première partie, tandis que les données externes peuvent être des données de deuxième partie ou de tierce partie.
Les informations de seconde partie sont celles collectées directement par un partenaire de confiance (ou une entreprise ayant un lien direct avec votre public ou vos employés), puis acquises par votre organisation. Les données tierces sont celles collectées par une organisation qui n'est pas directement liée à votre clientèle ou à votre personnel.
Les données internes peuvent également provenir directement des employés eux-mêmes, sous la forme d'informations autodéclarées dans le cadre d'initiatives telles que des enquêtes ou des questionnaires, de données directement observées résultant d'observations, de données collectées par le biais d'éléments tels que l'activité d'un site web ou l'utilisation d'une application, le retour d'information de la part des clients, ou toute une série d'autres modes de fonctionnement.
Comment les données sur les ressources humaines sont-elles acquises ?
Il existe de nombreuses façons de mettre la main sur des données RH. Voici quelques-unes des voies que vous pouvez emprunter pour élargir votre base de données :
Compiler des statistiques et des informations en parcourant (manuellement ou automatiquement) les documents, les dossiers et tous les matériaux internes contenant des données sur les employés.
Surveiller l'utilisation et l'activité des employés sur des plateformes telles que les applications de médias sociaux ou les formulaires de demande d'information.
Utilisez des programmes intelligents pour collecter les données externes de seconde partie disponibles, liées à des éléments tels que les objectifs organisationnels actuels ou les tendances dans votre domaine, et renforcez votre réservoir de données en adoptant de nouvelles sources de données tierces pertinentes pour votre secteur.
Extraire des données de première main à partir de modules logiciels tels que les systèmes de suivi des candidats, de paie ou de gestion du temps, ou utiliser un système global automatisé spécifique aux ressources humaines qui numérise et collecte, présente et classe instantanément les données primaires dans différentes catégories.
Engager des experts en collecte de données pour obtenir des informations plus difficiles à trouver.
Mener des entretiens ou des groupes de discussion avec les clients, les employés et les dirigeants afin d'obtenir des données de première main précieuses.
Observez directement les utilisateurs, les employés ou les dirigeants chaque fois que vous le pouvez (grâce à des programmes automatisés/applications ou logiciels en ligne ou à la collecte manuelle de données qualitatives sur le lieu de travail).
10 conseils et stratégies à prendre en compte pour les données RH
Les données RH ne sont pas isolées et n'ont pas de valeur en soi ; il faut les considérer de manière holistique, stratégique et avec une compréhension approfondie du contexte environnant. Vous devez comprendre plus que le "quoi", et pour arriver au "pourquoi", vous devez comprendre l'histoire qui se cache derrière chaque statistique.
N'oubliez jamais que l'objectif de la collecte et du référencement des données RH n'est pas simplement d'avoir plus de chiffres à votre disposition, mais d'améliorer vos capacités de prise de décision.
Hiérarchisez intelligemment les données les plus importantes, car la collecte et la gestion des données prennent du temps et de l'argent. Utilisez vos ressources à bon escient et mesurez ce qui compte le plus pour la croissance de votre entreprise.
Numériser, optimiser et analyser les données à l'aide des technologies appropriées, qui varient en fonction du secteur d'activité, de la taille de l'entreprise, des objectifs à long terme, des priorités du moment et d'autres facteurs. Faites appel à des experts si vous n'êtes pas sûr de la technologie et des outils qui conviennent à votre entreprise.
Examinez attentivement et en permanence les meilleures pratiques, approches et techniques dans le cadre de vos pratiques de collecte et d'analyse des données RH (sur la base de votre connaissance du secteur, des domaines de croissance de votre organisation, etc.)
"L'information est une source d'apprentissage. Mais si elle n'est pas organisée, traitée et mise à la disposition des bonnes personnes dans un format permettant la prise de décision, elle constitue un fardeau, et non un avantage". - C. William Pollard, président de Fairwyn Investment Company
6. Adaptez vos pratiques de collecte de données et d'analyse en fonction de l'évolution de la main-d'œuvre et des normes du secteur.
7. Organiser, classer et centraliser les données RH dans un cadre facilement accessible, rationalisé et systématisé qui permet la personnalisation.
8. Incorporez l'utilisation de données qualitatives chaque fois qu'il est avantageux de le faire. Les processus analytiques ne sont peut-être pas aussi simples et peuvent être plus difficiles, mais les informations qualitatives peuvent fournir des renseignements incroyablement utiles.
9. Ne jamais négliger la sécurité et la protection des données, ni oublier la conformité et les réglementations.
10. N'oubliez pas de vous concentrer sur les données primaires provenant directement de votre personnel, car les données fournies par les employés eux-mêmes sont inestimables.
Conclusion
Les données RH sont la clé de la compréhension et de l'optimisation de toute main-d'œuvre, quel que soit le secteur d'activité. La collecte, l'interprétation, l'évaluation et l'utilisation stratégique des données et des indicateurs vous permettent d'accroître vos connaissances, d'améliorer vos pratiques analytiques en matière de ressources humaines et d'optimiser vos perspectives commerciales.
Alors que les données RH continuent d'évoluer, ce qui reste constant, c'est l'importance de rester à l'affût des tendances en matière de données, de technologies et d'innovations spécifiques à l'industrie.
Vous n'êtes peut-être pas un spécialiste de la collecte et de l'utilisation innovante des données RH, et ce n'est pas grave. Engagez une équipe de professionnels, adopter des logiciels pour vous aider dans vos processus d'analyse RH et intégrer vos systèmes dans une plateforme simplifiée.