Probabilmente avete sentito parlare di analisi delle risorse umaneIl processo di analisi dei dati relativi alla forza lavoro di un'azienda per migliorare i risultati organizzativi. Probabilmente avete anche sentito parlare di metriche HR, gli indicatori quantificabili che ci aiutano a misurare e valutare il successo aziendale in un determinato momento.
Sapete sicuramente che l'analisi delle risorse umane e la determinazione delle metriche HR richiedono l'uso di dati e informazioni sui dipendenti. Ma forse non sapete esattamente in cosa consistono questi set di dati o da dove provengono.
Diamo uno sguardo più approfondito ai dati sulle risorse umane.
Cosa sono i dati sulle risorse umane?
I dati HR sono rappresentati da fatti, statistiche o informazioni che possono essere utilizzati come riferimento o analisi. In qualità di leader aziendali e di professionisti delle risorse umane, i dati sulle risorse umane possono essere uno degli strumenti più potenti nella nostra cassetta degli attrezzi diversificata, in quanto forniscono conoscenze altrimenti inaccessibili sulla forza lavoro.
Se i dati sulle risorse umane vengono analizzati e utilizzati in modo intelligente, ci offrono una gamma illimitata di possibilità per l'implementazione di programmi innovativi e proattivi, per il miglioramento dei processi generali, per l'ottimizzazione dei flussi di lavoro e per molte altre strade per aumentare le possibilità di successo di qualsiasi azienda.
Le risorse umane intelligenti e lungimiranti richiedono una base basata sui dati, quindi la comprensione dei dati sulle risorse umane (e il loro corretto utilizzo) dovrebbe essere una priorità assoluta per chiunque lavori in questo settore.
Da cosa sono composti i set di dati HR?
Nel 2022 le fonti di dati sui dipendenti sono apparentemente infinite e continueranno a emergere sempre di più, man mano che le aziende continueranno a orientarsi verso procedure operative sempre più orientate ai dati.
Esistono due tipi principali di dati: quelli interni e quelli esterni. I dati interni provengono da qualche parte all'interno dell'azienda o dell'organizzazione stessa, mentre i dati esterni sono raccolti da altre fonti secondarie.
Dati interni (primari)
I dati interni vengono compilati a partire dai registri della formazione aziendale, dai dati sulle prestazioni, dai tassi di retribuzione, dai registri dei dipendenti, dalle strutture di reporting, dai dati disciplinari, dai dati sui benefit, dalle informazioni sulle retribuzioni/costi, dai dati sulle vendite, dai dati sui clienti e altro ancora.
Dati esterni (secondari)
Sebbene le fonti dipendano in larga misura dal settore, i set di dati esterni possono essere costruiti raccogliendo dati storici del settore, dati finanziari, risultati politici, bollettini meteorologici, analisi economiche, studi sull'impatto ambientale, dati sanitari e altro ancora.
I dati interni sono detti anche dati di prima parte, mentre i dati esterni possono essere di seconda o terza parte.
Per seconda parte si intendono le informazioni raccolte direttamente da un partner fidato (o da un'azienda con un legame diretto con il vostro pubblico o i vostri dipendenti) e poi acquisite dalla vostra organizzazione. Per terze parti si intendono i dati raccolti da un'organizzazione non direttamente collegata alla vostra base di clienti o alla vostra forza lavoro.
I dati interni possono anche provenire direttamente dai dipendenti stessi, sotto forma di informazioni auto-riportate da iniziative come sondaggi o questionari, dati osservati direttamente derivanti da osservazioni, dati raccolti attraverso l'attività del sito web o l'utilizzo di app, feedback dei clienti o una varietà di altre modalità.
Come vengono acquisiti esattamente i dati sulle risorse umane?
Ci sono molti modi per ottenere dati sulle risorse umane. Ecco solo alcune delle strade che potete percorrere per ampliare il vostro database:
Compilare statistiche e informazioni esaminando (manualmente o automaticamente) documenti, registri e tutto il materiale interno contenente dati sui dipendenti.
Monitorare l'uso e l'attività dei dipendenti su piattaforme come le app dei social media o i moduli per i contatti.
Utilizzate programmi intelligenti per raccogliere i dati esterni di seconda parte disponibili, come ad esempio gli obiettivi organizzativi attuali o le tendenze del vostro settore, e rafforzate il vostro pool di dati adottando nuove fonti di dati di terze parti rilevanti per il vostro settore.
Estraete i dati di prima parte da moduli software come i sistemi di tracciamento dei candidati, di busta paga o di gestione del tempo, oppure utilizzate un sistema automatizzato e globale specifico per le risorse umane che digitalizza e raccoglie istantaneamente, presenta e categorizza i dati primari in diverse categorie.
Assumete esperti di raccolta dati per acquisire le informazioni più difficili da reperire.
Conducete interviste o focus group con i clienti, i dipendenti e la leadership per ottenere dati preziosi di prima parte.
Osservare direttamente gli utenti, i dipendenti o i leader ogni volta che è possibile (attraverso programmi automatizzati/app o software online o la raccolta manuale di dati qualitativi sul posto di lavoro).
10 suggerimenti e strategie da considerare con i dati HR
I dati sulle risorse umane non stanno in piedi da soli o hanno un valore in sé; guardateli in modo olistico, strategico e con una profonda comprensione del contesto circostante. Non bisogna limitarsi al "cosa", ma capire il "perché" e la storia che si cela dietro ogni statistica.
Ricordate sempre che lo scopo della raccolta e della consultazione dei dati sulle risorse umane non è semplicemente quello di avere più numeri a disposizione, ma di migliorare le vostre capacità decisionali.
Date una priorità intelligente ai dati più importanti, perché la raccolta e la gestione dei dati richiedono tempo e denaro. Utilizzate le vostre risorse in modo saggio e misurate ciò che conta di più per la crescita della vostra azienda.
Digitalizzare, ottimizzare e analizzare i dati utilizzando le tecnologie appropriate, che variano in base al settore, alle dimensioni dell'azienda, agli obiettivi a lungo termine, alle priorità in un determinato momento e ad altri fattori. Rivolgetevi a esperti se non siete sicuri di quali siano le tecnologie e gli strumenti giusti per la vostra azienda.
Considerare con attenzione e continuità le migliori pratiche, approcci e tecniche per la raccolta dei dati sulle risorse umane e le pratiche di analisi delle risorse umane (in base alle conoscenze del settore, alle aree di crescita dell'organizzazione, ecc.)
"L'informazione è una fonte di apprendimento. Ma se non viene organizzata, elaborata e messa a disposizione delle persone giuste in un formato che consenta di prendere decisioni, è un peso, non un beneficio". - C. William Pollard, Presidente di Fairwyn Investment Company
6. Adattare le pratiche di raccolta e analisi dei dati in base all'evoluzione della forza lavoro e agli standard del settore.
7. Organizzare, categorizzare e centralizzare i dati sulle risorse umane in un quadro facilmente accessibile, snello e sistematico, che consenta la personalizzazione.
8. Incorporare l'uso di dati qualitativi ogni volta che è vantaggioso farlo. I processi analitici possono non essere così semplici e più impegnativi, ma le informazioni qualitative possono fornire spunti incredibilmente utili.
9. Non trascurate mai la sicurezza e la protezione dei dati, né dimenticate la conformità e le normative.
10. Non dimenticate di concentrarvi sui dati primari provenienti direttamente dalla vostra forza lavoro, poiché i dati dei dipendenti stessi sono inestimabili.
Conclusione
I dati sulle risorse umane sono la chiave per comprendere e ottimizzare qualsiasi forza lavoro in qualsiasi settore. La raccolta, l'interpretazione, la valutazione e l'utilizzo di dati e metriche in modo strategico vi fornisce un aumento delle conoscenze, un miglioramento delle pratiche di analisi delle risorse umane e l'ottimizzazione delle intuizioni aziendali.
Mentre i dati sulle risorse umane continuano a evolversi, ciò che rimane costante è l'importanza di tenere il polso della situazione quando si tratta di tendenze dei dati, tecnologie e innovazioni specifiche del settore.
Potreste non essere un'industria nella raccolta e nell'utilizzo innovativo dei dati sulle risorse umane, e va bene così. Assumete un team di professionisti, adottare programmi software per aiutarvi nei processi di analisi delle risorse umane e integrare i vostri sistemi in un'unica piattaforma semplificata.