Zeiterfassung fuer ein einzelnes Projekt ist relativ unkompliziert. Die Komplexitaet vervielfacht sich, wenn Mitarbeitende ihre Zeit auf mehrere Projekte aufteilen, verschiedenen Vorgesetzten berichten und Einblick in die Arbeit ueber Teamgrenzen hinweg benoetigen.
Dieser Leitfaden behandelt die spezifischen Herausforderungen der Multiprojekt-Zeiterfassung: den Aufbau einheitlicher Systeme, die Teamakzeptanz und die Gewinnung aussagekraeftiger Erkenntnisse aus projektuebergreifenden Daten.
Herausforderungen der Multiprojekt-Erfassung
Wenn Mitarbeitende projektuebergreifend arbeiten, wird die Erfassung kompliziert:
Die Genauigkeit der Zuordnung leidet. Menschen schaetzen schlecht, wenn sie ihre Zeit aufteilen, und berichten haeufig ueber sichtbare Projekte mehr und ueber Wartungs- oder Supportarbeit weniger als tatsaechlich.
Kosten fuer Kontextwechsel bleiben unerfasst. Der Wechsel zwischen Projekten hat kognitiven Aufwand, der selten in den Zeitdaten erscheint, was zu unterschaetztem Aufwand fuehrt.
Berichte werden fragmentiert. Verschiedene Projektmanager wuenschen verschiedene Ansichten, was zu parallelen Systemen oder manueller Berichtsassemblierung fuehrt.
Auslastungskonflikte entstehen. Wenn mehrere Projekte um dieselben Personen konkurrieren, kommt ohne klare Daten unweigerlich jemand zu kurz.
Ein einheitliches Erfassungssystem aufbauen
Erfolgreiche Multiprojekt-Erfassung erfordert Standardisierung:
Konsistente Projektstruktur stellt sicher, dass Daten verglichen und aggregiert werden koennen. Definieren Sie Standardphasen, Aufgabentypen und Kategorisierungen ueber alle Projekte hinweg.
Eine einzige Quelle der Wahrheit verhindert widerspruechliche Aufzeichnungen. Alle Zeiten fliessen in ein System, nicht in projektspezifische Tools, die nicht miteinander kommunizieren.