Schichtplanung erscheint unkompliziert – bis man sie tatsaechlich umsetzt. Was wie einfaches Kalendermanagement aussieht, wird schnell zu einem Puzzle aus Mitarbeiterpraeferenzen, Arbeitsvorschriften, Besetzungsanforderungen und Gerechtigkeitsueberlegungen.
Dieser Leitfaden behandelt die Grundlagen, die jede Fuehrungskraft benoetigt: wie man Dienstplaene erstellt, die funktionieren, haeufige Fallstricke, die es zu vermeiden gilt, und Tools, die den Prozess vereinfachen.
Was ist Schichtplanung?
Schichtplanung ist der Prozess, Mitarbeitende bestimmten Arbeitsperioden zuzuweisen, um eine angemessene Besetzung sicherzustellen und dabei Arbeitsgesetze und Mitarbeiterbeduerfnisse zu respektieren. Sie umfasst Branchen vom Gesundheitswesen und der Gastronomie bis zum Einzelhandel und der Fertigung – ueberall dort, wo der Betrieb Abdeckung ueber die regulaeren Geschaeftszeiten hinaus erfordert.
Effektive Planung balanciert mehrere konkurrierende Anforderungen: geschaeftliche Anforderungen an die Besetzung, Mitarbeiterpraeferenzen fuer die Work-Life-Balance, gesetzliche Anforderungen an Ruhezeiten und Hoechstarbeitszeiten sowie Budgetvorgaben fuer Personalkosten.
6 haeufige Planungsfehler
1. Kurzfristige Veroeffentlichung – Mitarbeitende benoetigen Vorlaufzeit, um ihr Leben zu planen. Dienstplaene Tage vor ihrem Inkrafttreten zu veroeffentlichen, erzeugt Stress, erhoeht Fehlzeiten und beschaedigt das Vertrauen. Planen Sie mindestens zwei Wochen Vorlaufzeit ein.
2. Mitarbeiterpraeferenzen ignorieren – Auch wenn Sie nicht alle Wuensche beruecksichtigen koennen, garantiert das voellige Ignorieren von Praeferenzen Unzufriedenheit. Erfassen Sie die Verfuegbarkeit regelmaessig und gleichen Sie Praeferenzen fair im Team aus.
3. Konsistente Unterbesetzung – Knapp zu planen spart Personalkosten, fuehrt aber zum Burnout der Mitarbeitenden und schadet dem Kundenservice. Beruecksichtigen Sie realistische Pausenzeiten, Aufgabendauern und Spitzenzeiten.