HR-ohjelmiston valinta on merkittävä päätös. Oikea järjestelmä muuttaa HR-toiminnot; väärä luo vuosien turhautumista. Strukturoitu valintaprosessi lisää onnistumisen todennäköisyyttä.
Tämä opas vie läpi HR-ohjelmiston valinnan vaihe vaiheelta: tarpeittesi ymmärtämisestä käyttöönoton suunnitteluun.
Vaihe 1: Tarvearviointi
Ennen ohjelmiston arviointia, ymmärrä mitä tarvitset:
Dokumentoi nykyiset kipukohdat. Mitkä prosessit kuluttavat liikaa aikaa? Missä tapahtuu virheitä? Mitä tietoa on vaikea saada? Nämä ongelmat määrittelevät, mitä uuden järjestelmän on ratkaistava.
Kerää sidosryhmien palaute. HR:n näkemys on olennainen mutta epätäydellinen. Sisällytä IT teknisille vaatimuksille, talous budjetille ja integraatiotarpeille, esimiehet heidän kosketuspisteistään.
Huomioi tulevat tarpeet. Missä organisaatiosi on kolmen vuoden päästä? Valitse ohjelmisto, joka voi kasvaa kanssasi, älä vain täytä tämän päivän tarpeita.
Vaihe 2: Ominaisuuksien priorisointi
Luo vaatimusdokumentti, joka kategorisoi tarpeet:
Pakolliset ominaisuudet ovat ehdottomia. Järjestelmä, jolta nämä puuttuvat, hylätään automaattisesti muista vahvuuksista riippumatta.
Tärkeät ominaisuudet parantavat toimintaa merkittävästi, mutta eivät ole absoluuttisia vaatimuksia. Niiden läsnäolo erottaa muutoin samanlaiset vaihtoehdot.
Mukavat ominaisuudet lisäävät arvoa, mutta eivät saa ohjata päätöksiä. Älä maksa premium-hintoja ominaisuuksista, joita et ehkä koskaan käytä.
Vaihe 3: Toimittajien tutkiminen
Rakenna pitkä lista potentiaalisista toimittajista, sitten kavenna: