Yksittäisen projektin työajanseuranta on suhteellisen yksinkertaista. Monimutkaisuus moninkertaistuu, kun ihmiset jakavat aikansa useiden projektien kesken, raportoivat eri esimiehille ja tarvitsevat näkyvyyttä tiimirajojen yli tapahtuvaan työhön.
Tämä opas käsittelee moniprojektityöajanseurannan erityishaasteita: yhtenäisten järjestelmien rakentamista, tiimien sitouttamista ja merkityksellisten oivallusten saamista projektirajat ylittävästä datasta.
Moniprojektiseurannan haasteet
Kun työntekijät työskentelevät useiden projektien parissa, seuranta monimutkaistuu:
Allokaatiotarkkuus kärsii. Ihmiset arvioivat huonosti jakaessaan aikaa, usein yliraportoiden näkyvissä projekteissa ja aliraportoiden ylläpito- tai tukityössä.
Kontekstinvaihdon kustannukset jäävät seuraamatta. Projektien välillä siirtymisessä on kognitiivista kuormitusta, joka harvoin näkyy aikadatassa, johtaen aliarvioituun työmäärään.
Raportointi pirstaloituu. Eri projektipäälliköt haluavat eri näkymiä, johtaen päällekkäisiin järjestelmiin tai manuaaliseen raporttien kokoamiseen.
Käyttöastekonfliktit syntyvät. Kun useat projektit kilpailevat samoista ihmisistä, ilman selkeää dataa joku jää väistämättä toiseksi.
Yhtenäisen seurantajärjestelmän rakentaminen
Onnistunut moniprojektiseuranta vaatii standardointia:
Johdonmukainen projektirakenne varmistaa, että dataa voidaan vertailla ja yhdistää. Määrittele vakiovaiheen, tehtävätyypit ja kategorisointi kaikille projekteille.
Yksi totuuden lähde estää ristiriitaiset tietueet. Kaikki aika menee yhteen järjestelmään, ei projektikohtaisiin työkaluihin, jotka eivät keskustele keskenään.
Selkeä seurantapolitiikan omistajuus välttää sekaannusta. Jollain on oltava valtuudet asettaa standardit, ratkaista kiistat ja ylläpitää datan laatua.