HR-ohjelmisto etätiimeille: Välttämättömät ominaisuudet [2025 opas]
HR-teknologiaHR-hallinta
HR-ohjelmisto etätiimeille: Välttämättömät työkalut ja ominaisuudet 2025
W
Workant Team
HR Software Experts
2. tammikuuta 20254 min lukuaika
Etätyö ei ole enää kokeilu – se on tapa, jolla miljoonat tiimit toimivat. Mutta toimistoympäristöille suunnitellut HR-prosessit usein hajoavat sovellettaessa hajautettuihin tiimeihin. Tuloksena: turhautuneita työntekijöitä, lakisääteisiä riskejä ja sokeita esimiehiä.
Oikea HR-ohjelmisto kumoaa nämä aukot. Tässä mitä etsiä valitessasi työkaluja etätiimillesi.
Miksi etätiimit tarvitsevat erilaisia HR-työkaluja
Perinteiset HR-prosessit olettavat fyysisen läsnäolon: lomakkeiden allekirjoittaminen toimistolla, HR:n luona pistäytyminen kysymysten kanssa, esimiesten suora työn havainnointi. Etätyö poistaa kaikki nämä kosketuspisteet.
Tämä luo erityisiä haasteita, jotka HR-ohjelmistosi täytyy ratkaista:
Dokumentaatio ja allekirjoitukset: Työntekijät eivät voi kävellä HR:ään allekirjoittamaan lomakkeita. Tarvitset digitaalisen dokumentinhallinnan.
Työajanseuranta aikavyöhykkeiden yli: Milloin työpäivä alkaa, jos tiimisi ulottuu mantereille?
Viestintä etänä: Tärkeitä HR-tietoja ei voi jakaa käytäväkeskusteluissa.
Esimiesten näkyvyys: Johtajat tarvitsevat näkemystä tiimin työmäärään ja kapasiteettiin näkemättä, kuka on työpöytänsä ääressä.
Työntekijöiden eristyneisyys: Etätyöntekijöiltä puuttuvat sosiaaliset yhteydet, joita toimistoympäristöt tarjoavat luonnollisesti.
Olennaiset ominaisuudet etä-HR-ohjelmistolle
1. Pilvipohjainen, mobiili ensin -suunnittelu
Tämä voi tuntua itsestäänselvältä, mutta monet HR-järjestelmät vaativat yhä VPN-yhteyttä tai toimivat huonosti mobiililaitteilla. Etätiimeille HR-ohjelmistosi täytyy toimia mistä tahansa, millä tahansa laitteella, ilman IT-asennusta.
Testaa mobiilikokemus itse. Voitko suorittaa yleisiä tehtäviä – vapaa-ajan pyytäminen, palkkakuitin tarkistaminen, henkilötietojen päivittäminen – helposti puhelimella?
2. Joustava työajanseuranta
Etätyön työajanseurannan tulisi olla yksinkertaista mutta joustavaa:
• Sisään-/ulosleimaus työpöydältä tai mobiililta
• Tuki eri aikavyöhykkeille automaattisella muunnoksella
• Projekti- tai tehtäväpohjainen seuranta tietotyöntekijöille
• Valinnainen GPS-vahvistus kenttätyöntekijöille
• Automaattinen taukoseuranta lain vaatiessa
Vältä työkaluja, jotka vaativat jatkuvaa valvontaa tai kuvakaappauksia – ne vahingoittavat luottamusta ja tarjoavat usein enemmän dataa kuin on hyödyllistä.
3. Asynkroniset viestintätyökalut
Hajautetuissa tiimeissä kaikki eivät ole verkossa samaan aikaan. HR-ohjelmistosi tulisi tukea asynkronista viestintää:
• Tiedotusominaisuudet, jotka tavoittavat työntekijät aikavyöhykkeestä riippumatta
• Dokumenttien jakaminen ja kuittausseuranta
• Itsepalvelupääsy käytäntöihin ja tietoon
• Ilmoitusjärjestelmät, jotka kunnioittavat työaikoja
4. Digitaalinen dokumentinhallinta
Etäperehdytys ja HR-prosessit vaativat digitaalisia allekirjoituksia ja dokumenttien tallennusta. Etsi:
• Kirjausketjut, jotka näyttävät kuka allekirjoitti mitä ja milloin
5. Itsepalvelu-työntekijäportaali
Kun työntekijät eivät voi pistäytyä HR:n pöydän luona, he tarvitsevat itsepalvelupääsyn:
• Henkilötietojen päivitykset
• Palkkakuitit ja verodokumentit
• Lomasaldot ja pyyntöhistoria
• Etutiedot ja ilmoittautuminen
• Yrityksen käytännöt ja käsikirja
Hyvä itsepalveluportaali vähentää HR-tukipyyntöjä 40-60 % samalla kun parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä.
6. Työvuorosuunnittelu aikavyöhykkeiden yli
Jos etätiimilläsi on päällekkäiset tuntivaatimukset tai suunniteltu yhteistyöaika, ohjelmistosi tulisi:
• Näyttää aikataulut kunkin käyttäjän paikallisessa aikavyöhykkeessä
• Tunnistaa käytettävissä olevat päällekkäiset ajat kokouksille
• Estää aikataulukonfliktit aikavyöhykkeiden välillä
7. Työntekijöiden sitouttamisominaisuudet
Etätyö voi tuntua eristävältä. Harkitse HR-ohjelmistoa, joka sisältää:
• Pulssikyselyt työntekijöiden hyvinvoinnin seuraamiseen
• Tunnustusominaisuudet kollegoiden väliseen arvostukseen
• Yrityksen hakemisto kuvilla ja profiileilla
• Vuosipäivä- ja syntymäpäiväilmoitukset
Nämä ominaisuudet saattavat tuntua 'mukava olla' -jutuilta, mutta ne palvelevat todellista liiketoimintatarkoitusta: vähentävät eristyneisyyttä, joka ajaa etätyöntekijöiden vaihtuvuutta.
Vaatimustenmukaisuusnäkökohdat etätiimeille
Etätyö luo ainutlaatuisia vaatimustenmukaisuushaasteita:
Usean maan/osavaltion työsuhteet
Jos työntekijät työskentelevät eri paikoista, sinun täytyy ehkä noudattaa erilaisia työlainsäädäntöjä. HR-ohjelmistosi tulisi tukea useita palkkasääntöjä, lomakäytäntöjä ja verovaatimuksia työntekijän sijainnin perusteella.
Työaikasäännökset
EU ja muut lainkäyttöalueet vaativat työnantajia seuraamaan työaikoja. Työajanseurantajärjestelmäsi täytyy tarjota riittävät tietueet vaatimustenmukaisuutta varten.
Tietosuoja
Työntekijätietojen tallentaminen rajojen yli herättää GDPR- ja tietosuojakysymyksiä. Valitse ohjelmistotoimittajia, joilla on selkeät tietojen sijaintivaihtoehdot ja vaatimustenmukaisuussertifikaatit.
Tiimin koko ja jakauma: 5 henkilöä kahdessa aikavyöhykkeessä tarvitsee eri asioita kuin 50 henkilöä 10 maassa.
Integraatiovaatimukset: Yhdistyykö se palkanlaskentaasi, viestintätyökaluihisi ja muihin järjestelmiisi?
Skaalautuvuus: Voiko se kasvaa tiimisi mukana ilman suurta migraatiota myöhemmin?
Tuen saatavuus: Globaaleille tiimeille – onko tuki saatavilla aikavyöhykkeissäsi?
Todellinen etäkokemus: Rakennettiinko tämä etätiimeille vai onko etäkäyttö jälkiajatus?
Käyttöönottovinkit etäjakeluun
Luo videokoulutusta
Et voi kerätä kaikkia neuvotteluhuoneeseen koulutukseen. Luo lyhyitä video-oppaita yleisille tehtäville. Näyttötallenteet selostuksella toimivat hyvin ja niihin voi palata myöhemmin.
Nimeä alueelliset vastuuhenkilöt
Suuremmissa hajautetuissa tiimeissä tunnista työntekijöitä jokaisessa aikavyöhykkeessä tai alueella, jotka voivat auttaa perehdyttämään muita ja vastata kysymyksiin heidän työaikoinaan.
Vaiheista käyttöönotto
Älä julkaise kaikkea kerralla. Aloita yhdellä moduulilla (kuten työajanseuranta tai lomanhallinta), saa se toimimaan sujuvasti, lisää sitten ominaisuuksia. Tämä vähentää ylikuormitusta ja mahdollistaa kurssinkorjauksen.
Dokumentoi kaikki
Luo tietopankki ohjeilla, usein kysytyillä kysymyksillä ja vianetsintävinkeillä. Etätyöntekijöiden täytyy pystyä auttamaan itseään, kun HR ei ole paikalla.
Yhteenveto
Etätyö ei ole menossa minnekään. Kun yhä useammat yritykset omaksuvat hajautettuja malleja – täysin etänä, hybridinä tai globaalina – tarve asianmukaiselle HR-infrastruktuurille kasvaa.
Oikea HR-ohjelmisto etätiimeille ei ole vain mobiiliystävällinen versio perinteisistä HR-työkaluista. Se on suunniteltu alusta alkaen asynkroniseen viestintään, hajautettuun vaatimustenmukaisuuteen ja työntekijöiden itsepalveluun.
Valitse työkalut, jotka ratkaisevat erityiset etähaasteesi, ja rakennat perustan tuottaville, sitoutuneille hajautetuille tiimeille.
Valmis uudistamaan HR-prosessisi?
Aloita ilmainen kokeilujakso ja näe miten Workant voi tehostaa HR-prosessejasi.
