HR istuu kultakaivoksen päällä. Työntekijätietueet, suoritusarviot, palkkatiedot, aikalogit, sitoutumiskyselyt – tietoa virtaa jatkuvasti HR-järjestelmien läpi.
Mutta data luo arvoa vain kun se ymmärretään ja käytetään oikein. Tämä opas selittää, mitä HR-data on, mistä se tulee ja miten varmistetaan laatu ja säädöstenmukaisuus.
Mitä on HR-data?
HR-data kattaa kaikki tiedot työntekijöistä ja heidän suhteestaan organisaatioon. Se vaihtelee perusfaktoista (nimi, aloituspäivä) monimutkaisiin oivalluksiin (suoritustrajektori, lähtöriski).
Tämä data palvelee useita tarkoituksia: operatiivisia (palkanmaksun pyörittäminen), säädöstenmukaisuutta (lakisääteisten vaatimusten täyttäminen), analyyttisiä (työvoimamallien ymmärtäminen) ja strategisia (tulevien osaamistarpeiden suunnittelu).
5 HR-datatyyppiä
1. Henkilötiedot – Perustiedot työntekijästä: nimet, yhteystiedot, hätäyhteyshenkilöt, huollettavat. Välttämättömiä viestintään ja hallintoon.
2. Työsuhdetiedot – Työhön liittyvät tiedot: tehtävä, osasto, esimies, aloituspäivä, toimipiste, työsuhteen tyyppi. Muodostaa organisaation selkärangan.
3. Palkkatiedot – Palkkaukseen liittyvät yksityiskohdat: palkka, bonusrakenne, etuusilmoittautumiset, palkkahistoria. Arkaluonteista dataa, joka vaatii tiukkoja käyttöoikeuskontrolleja.
4. Suoritusdata – Työn laadun arvioinnit: arviointipisteet, tavoitteiden saavuttaminen, palautetietueet, kurinpidolliset merkinnät.
5. Käyttäytymisdata – Työmallitieto: läsnäolotietueet, työajanseuranta, järjestelmäkäyttö, koulutusten suorittaminen. Näyttää miten ihmiset todella työskentelevät.