Projektledning och personalfrågor kan tyckas vara två skilda områden, men de är intimt förknippade med varandra. Människor slutför projekt, och HR-avdelningar ansvarar för att hantera dessa människor.
Rory Burke, författare till "Tekniker för projektledning," definieras disciplinen som "ett sätt att utveckla struktur i ett komplext projekt, där de oberoende variablerna tid, kostnad, resurser och mänskligt beteende samverkar".
HR-specialister spelar en viktig roll när det gäller att slutföra projekt, och olika tillvägagångssätt för aktiviteter, som strategisk planering, schemaläggning, delegering av uppgifter och förutsägelser av tidslinjer, kan påverka projektresultaten avsevärt.
HR:s inflytande på projektledning
Långt innan ett projekt inleds påverkar HR-avdelningarna redan framtida initiativ genom att rekrytera, anställa och utbilda personer som senare kommer att arbeta med projekt.
HR-medarbetare arbetar kontinuerligt med att främja goda relationer med medarbetarna, optimera arbetsflödesprocesser och hantera det långsiktiga välbefinnandet hos en organisations personalstyrka. De tillhandahåller också personalförmåner som ökar teammedlemmarnas engagemangsnivåer och övergripande engagemang för arbetsuppgifterna.
Om dessa experter gör sitt jobb bra kommer medarbetarna att prestera bättre, och som ett resultat av detta kommer alla förestående projekt att löpa smidigare. Detta ger alla initiativ en bättre chans att utvecklas framgångsrikt.
Varje organisationsprojekt går igenom projektets livscykel, som har fem stadier:
Inledning
Planering
Verkställande
Styrning/övervakning
Avslutning
Under inledningsfasen av ett projekt hjälper HR-avdelningarna till att fastställa mål och utvärdera den potentiella effekten av projektet.
I planeringsfasen fördelar HR-chefer resurser, hjälper till att formulera strategiska planer och använder personalrelaterade data för att fatta beslut om de bästa tillvägagångssätten och metoderna för att uppnå projektmålen. De bygger noggrant upp projektteam och kan komma med förslag om arbetsflödesrutiner och tidsplaner.
I genomförandefasen kan HR-cheferna hjälpa till med allt som medarbetarna behöver för att slutföra projektet, vilket ökar medarbetarnas resultat, produktivitet och tillfredsställelse. De kan delegera uppgifter, kontinuerligt tilldela och anpassa tidsmål och arbeta med ledare på andra avdelningar för att effektivisera metoderna för projektgenomförande.
Under kontrollfasen (eller övervakningsfasen) uppdaterar HR-avdelningarna ledningen om teamets framsteg och resultat, spårar medarbetarnas tidsåtgång för olika aktiviteter och hanterar kontinuerligt risker. De löser eventuella konflikter mellan projektteamen och fungerar som en ledstjärna för kommunikation under hela genomförandet av uppgiften.
Under hela avslutningsfasen jämför och analyserar HR-experterna lönsamhet, tidslinje och individuella prestationsprognoser kontra resultat. De utvärderar hur väl de valda strategierna, teamupplägget och projektet som helhet har fungerat. De kan också samla in feedback från medarbetarna om deras erfarenheter.
Låt oss diskutera hur personalavdelningar på ett intelligent och effektivt sätt kan förbättra projektledningsprocesserna.
9 HR-strategier för att förbättra projektledningsprocesser
1. Bygga upp mer robusta och centraliserade ramverk för HR-data.
Genom att utöka kvantiteten och kvaliteten på medarbetardata kan du säkerställa bättre rekryteringar, optimerad teamdynamik och förbättrad prognosprecision (avseende tidsramar och resursallokering). Detta kan göras mycket enklare med en centraliserat programvarusystem som automatiserar och förenklar många aspekter av datainsamlingen.
2. Möjliggöra flexibilitet under slutförandet av projektuppgifterna.
Att erbjuda mångsidiga alternativ och använda anpassningsbara projektledningsmetoder ökar medarbetarnas tillfredsställelse och leder till högre produktivitet.
3. Erbjuda mer omfattande, innovativa eller roliga personalförmåner. Denna strategi förbättrar medarbetarnas välbefinnande och engagemangsnivåer och utvecklar teammedlemmarnas engagemang och passion för att slutföra projekt. Överväg att ge projektteamen incitament i form av bonusar, utmärkelser eller kreativa gåvor för att ytterligare förbättra prestationen.
4. God riskhantering för att ta hänsyn till oväntade problem under projektets gång. Bättre förutsägelser om potentiella risker är avgörande för att hålla projekt på rätt spår och under budget. Genom att förutse det oväntade undviker man också stress, missade deadlines och missnöjda medarbetare.
5. Mer strategisk uppföljning av medarbetarnas tid för att optimera arbetsflödena.
När det görs på rätt sätt kan en datadriven strategi för tidsregistrering kan ge dig värdefulla insikter och bättre beslutsunderlag när det gäller schemaläggning och andra projektledningstekniker.
6. Prioritera tidshantering, uppmärksamhet på detaljer och kommunikation i utbildnings- och utvecklingsprogram.
Att se till att medarbetarna har dessa viktiga färdigheter för att slutföra projekt är ett viktigt steg som leder till ökad framgång.
7. Använda viktiga HR-mått och KPI:er mer strategiskt och hålla ett öga på dem under varje steg i ett projekt för att fatta bättre beslut. Med hjälp av mätvärden kan du se vilka uppgifter varje medarbetare har svårt för och vilka de klarar av utan problem, vilket leder till bättre resultat vid delegering av uppgifter. När KPI:er och mätetal används på rätt sätt kan de bidra till att förbättra prognosförmågan, säkerställa att projektstatus förblir på rätt spår och identifiera tidigare obemärkta tillväxtområden.
Att på ett intelligent sätt jämföra förväntade och verkliga resultat med hjälp av dessa referenspunkter är också ett utmärkt sätt att utvärdera framgångar och framsteg för individer, team och hela organisationen.
8. Stort fokus på feedback från anställda för att informera om och förbättra framtida projekt. Genom att prioritera enkäter, personliga möten och andra former av feedback i slutfasen ökar du din kunskap om bästa praxis för projektledning. Detta hjälper dig att förbättra dina tekniker, öka medarbetarnas engagemang och uppnå mer i framtida projekt.
9. Använda ett projektplaneringssystem som kan automatisera uppgifter och optimera övergripande projektlednings- och arbetsflödesprocesser.
Intelligenta system gör livet enklare för dig och ger dig omedelbart exempel på information som du annars kanske inte skulle ha lagt märke till.
Workant funktioner för arbetsplanering
Vår centraliserade projekt- och arbetsplaneringsmodul kan hjälpa dig genom hela livscykeln för projektledning. Workant ger dig insikter och funktioner som hjälper dig att planera mer strategiskt, bättre utvärdera utvecklingen av initiativ, öka framgångsgraden för projekt och optimera dina vinster.
Vår programvara erbjuder en rad olika vyer och anpassningsalternativ så att du kan anpassa dina metoder till ditt teams behov.
Bland funktionerna märks
Spårning av projekt: Utformad för att hjälpa dig att uppskatta och spåra projektstatus samtidigt som du förbättrar projektledningsmetoderna.
Med våra projektspårningselement kan du:
Fördela tid till olika projekt
Få informativa insikter om resursanvändning, prestanda, företagsövergripande trender och mycket mer
Se en tydlig helhetsbild samtidigt som du följer projektets status och utveckling
Uppskatta lönsamhet
Ge anställda möjlighet att registrera sin arbetstid
Integrera projektdata på ett enkelt sätt.
Arbetsplanering: Konstruerad för att förbättra planeringsförmågan, förbättra arbetsflödet i framtida projekt och ge underlag för beslut om initiativ.
Med våra funktioner för arbetsplanering kan du:
Planera mål, scheman och arbetsflöden på ett smartare sätt
Effektivt förutsäga och tilldela förväntad arbetstid
Se hur mycket varje medarbetare är sysselsatt dagligen, månadsvis och årsvis
Uppskatta framtida tidslinjer
Utvärdera resursbehov för att optimera resursfördelningen
Registrera dig för en kostnadsfri testversion av HR-program idagoch se vårt hjälpsamma program i aktion. Kontakta oss gärna om du har frågor om hur HR kan förbättra era unika projektledningsprocesser.