La gestione dei progetti e le risorse umane possono sembrare due ambiti distinti, ma le discipline sono intrinsecamente intrecciate. Le persone portano a termine i progetti e i dipartimenti delle risorse umane sono responsabili della gestione di queste persone.
Rory Burke, autore di "Tecniche di gestione dei progettiLa disciplina è definita come "un modo per sviluppare la struttura di un progetto complesso, in cui confluiscono le variabili indipendenti di tempo, costi, risorse e comportamento umano".
I professionisti delle risorse umane svolgono un ruolo fondamentale nel completamento dei progetti e i diversi approcci alle attività, come la pianificazione strategica, la programmazione, la delega dei compiti e la previsione dei tempi, possono influenzare in modo significativo i risultati del progetto.
L'influenza delle risorse umane sulla gestione dei progetti
Molto prima dell'inizio di un progetto, i dipartimenti HR stanno già influenzando le iniziative future reclutando, assumendo e formando le persone che in seguito lavoreranno ai progetti.
I professionisti delle risorse umane promuovono costantemente relazioni sane con i dipendenti, ottimizzano i processi di lavoro e gestiscono il benessere a lungo termine della forza lavoro di un'organizzazione. Forniscono inoltre benefit ai dipendenti che migliorano i livelli di coinvolgimento dei membri del team e l'impegno complessivo nei confronti delle responsabilità lavorative.
Se questi professionisti svolgono bene il loro lavoro, i dipendenti otterranno risultati più elevati e, di conseguenza, i progetti imminenti si svolgeranno più agevolmente. In questo modo, ogni iniziativa ha maggiori possibilità di andare avanti con successo.
Ogni progetto organizzativo passa attraverso il ciclo di vita del progetto, che ha cinque fasi:
Iniziazione
Pianificazione
Esecuzione
Controllo/Monitoraggio
Chiusura
Durante la fase di avvio di un progetto, i dipartimenti HR contribuiscono a determinare gli obiettivi e a valutare la potenziale efficacia del progetto.
Nella fase di pianificazione, i leader delle risorse umane allocano le risorse, assistono nella formulazione di piani strategici e utilizzano i dati relativi alla forza lavoro per prendere decisioni sugli approcci e i metodi migliori per raggiungere gli obiettivi del progetto. Costruiscono con cura i team di progetto e possono fornire suggerimenti su pratiche di flusso di lavoro e proiezioni temporali.
Nella fase di esecuzione, i leader delle risorse umane possono aiutare i dipendenti a completare il progetto, migliorando la produzione, la produttività e la soddisfazione dei lavoratori. Possono delegare i compiti, assegnare e adattare continuamente gli obiettivi temporali e collaborare con i leader degli altri reparti per ottimizzare le pratiche di esecuzione dei progetti.
Durante la fase di controllo (o monitoraggio), i dipartimenti HR aggiornano la leadership sui progressi e le prestazioni del team, tengono traccia del tempo impiegato dai dipendenti nelle varie attività e gestiscono continuamente i rischi. Risolvono eventuali conflitti tra i team di progetto e fungono da faro per la comunicazione durante il completamento delle attività.
Durante la fase di chiusura, i professionisti delle risorse umane confrontano e analizzano la redditività, la tempistica e le proiezioni dei risultati individuali rispetto a quelli ottenuti. Valutano il successo delle strategie scelte, degli accordi di squadra e del progetto nel suo complesso. Possono anche raccogliere il feedback dei dipendenti sulla loro esperienza.
Parliamo di come i dipartimenti delle risorse umane possono migliorare in modo intelligente ed efficace i processi di gestione dei progetti.
9 strategie HR per migliorare i processi di gestione dei progetti
1. Costruire quadri di dati HR più solidi e centralizzati.
Ampliando la quantità e la qualità dei dati sui dipendenti, è possibile garantire assunzioni migliori, dinamiche di squadra ottimizzate e una maggiore precisione delle proiezioni (per quanto riguarda le tempistiche e l'allocazione delle risorse). Tutto questo può essere fatto molto più facilmente con un sistema software centralizzato che automatizza e semplifica molti aspetti della raccolta dei dati.
2. Consentire la flessibilità durante il completamento dei compiti del progetto.
Offrire opzioni versatili e adottare approcci di gestione dei progetti adattabili aumenta la soddisfazione dei dipendenti e porta a tassi di produttività più elevati.
3. Fornire benefit per i dipendenti più completi, innovativi o divertenti.. Questa strategia aumenta il benessere e il coinvolgimento dei dipendenti, sviluppando l'impegno e la passione dei membri del team per il completamento dei progetti. Prendete in considerazione la possibilità di incentivare i team di progetto con benefit come bonus spot, premi o regali creativi per aumentare ulteriormente le prestazioni.
4. Gestire bene il rischio per tenere conto di problemi imprevisti nel corso di qualsiasi progetto. Fare previsioni migliori sui rischi potenziali è fondamentale per mantenere i progetti in linea con i tempi e il budget. Inoltre, prevedere gli imprevisti evita stress, scadenze non rispettate e dipendenti scontenti.
5. Tracciare il tempo dei dipendenti in modo più strategico per ottimizzare i flussi di lavoro.
Se fatto correttamente, un approccio basato sui dati per tracciamento del tempo possono fornire indicazioni preziose e informare meglio le decisioni relative alla programmazione e ad altre tecniche di gestione dei progetti.
6. Gestione del tempo, attenzione ai dettagli e comunicazione nei programmi di formazione e sviluppo.
Assicurarsi che i dipendenti abbiano queste competenze essenziali per portare a termine qualsiasi progetto è un passo fondamentale che porta a tassi di successo elevati.
7. Utilizzare in modo più strategico le metriche e i KPI essenziali per le risorse umane e tenerli sotto controllo in ogni fase del progetto per prendere decisioni migliori. Grazie alle metriche, è possibile vedere quali compiti ogni dipendente ha difficoltà e quali invece porta a termine con facilità, migliorando i risultati della delega dei compiti. Se usati bene, i KPI e le metriche possono aiutare a migliorare le capacità di previsione, a garantire che lo stato dei progetti rimanga in linea e a individuare aree di crescita precedentemente inosservate.
Confrontare in modo intelligente i risultati previsti e quelli reali attraverso la lente di questi punti di riferimento è anche un ottimo modo per valutare il successo e i progressi dei singoli, dei team e dell'intera organizzazione.
8. Concentrarsi sul feedback dei dipendenti per informare e migliorare gli approcci futuri ai progetti. Dare priorità a sondaggi, incontri individuali e altre forme di feedback nella fase di chiusura migliora la vostra conoscenza delle migliori pratiche di gestione dei progetti. Questo vi aiuterà a migliorare le vostre tecniche, ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e a ottenere maggiori risultati nelle imprese future.
9. Utilizzare un sistema di pianificazione dei progetti in grado di automatizzare le attività e ottimizzare i processi di gestione dei progetti e dei flussi di lavoro.
I sistemi intelligenti semplificano la vita dell'utente e forniscono istantaneamente informazioni che altrimenti non sarebbero mai state notate.
Funzionalità di pianificazione del lavoro di Workant
Il nostro modulo centralizzato per la pianificazione dei progetti e del lavoro vi assiste durante l'intero ciclo di vita della gestione dei progetti. Workant vi offre approfondimenti e funzionalità che vi aiutano a pianificare in modo più strategico, a valutare meglio i progressi delle iniziative, ad aumentare le percentuali di successo dei progetti e a ottimizzare i vostri profitti.
Il nostro software offre una serie di visualizzazioni e opzioni di personalizzazione, in modo da poter adattare gli approcci alle esigenze del vostro team.
Le caratteristiche includono
Monitoraggio dei progetti: Progettato per aiutarvi a stimare e tenere traccia dello stato del progetto, migliorando le pratiche di gestione del progetto.
Con i nostri elementi di monitoraggio dei progetti, potete:
Assegnare il tempo ai diversi progetti
Ottenere informazioni sull'utilizzo delle risorse, sulle prestazioni, sulle tendenze a livello aziendale e altro ancora.
Vedere un quadro generale chiaro mentre si segue lo stato e lo sviluppo del progetto
Stima della redditività
Fornire ai dipendenti la possibilità di registrare le proprie ore di lavoro.
Integrare i dati del progetto con facilità.
Pianificazione del lavoro: Progettato per potenziare le capacità di pianificazione, migliorare le pratiche del flusso di lavoro nei progetti futuri e informare le decisioni relative alle iniziative.
Con le nostre funzioni di pianificazione del lavoro, potete:
Pianificare in modo più intelligente obiettivi, programmi e flussi di lavoro
Prevedere e assegnare efficacemente le ore di lavoro previste
Vedere l'impegno giornaliero, mensile e annuale di ciascun dipendente.
Stimare le tempistiche future
Valutare le esigenze delle risorse per ottimizzare l'allocazione delle stesse.
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