Prosjektledelse og personaladministrasjon kan virke som to forskjellige områder, men de to disiplinene er tett sammenvevd. Mennesker gjennomfører prosjekter, og HR-avdelingene har ansvaret for å lede disse menneskene.
Rory Burke, forfatter av "Teknikker for prosjektledelsedefinerer disiplinen som "en måte å utvikle struktur i et komplekst prosjekt på, der de uavhengige variablene tid, kostnader, ressurser og menneskelig atferd kommer sammen".
HR-medarbeidere spiller en viktig rolle i gjennomføringen av prosjekter, og ulike tilnærminger til aktiviteter som strategisk planlegging, tidsplanlegging, delegering av oppgaver og prognoser for tidsfrister kan ha stor innvirkning på prosjektresultatene.
HRs innflytelse på prosjektledelse
Allerede lenge før et prosjekt settes i gang, påvirker HR-avdelingene fremtidige initiativer ved å rekruttere, ansette og lære opp personer som senere skal jobbe med prosjekter.
HR-medarbeidere jobber kontinuerlig med å skape gode relasjoner til de ansatte, optimalisere arbeidsflyten og sørge for at de ansatte trives på lang sikt. De sørger også for personalgoder som øker medarbeidernes engasjement og generelle forpliktelse til jobben.
Hvis disse fagpersonene gjør en god jobb, vil medarbeiderne prestere bedre, og som et resultat av dette vil forestående prosjekter gå smidigere. Dermed er det større sjanse for at ethvert initiativ blir en suksess.
Hvert organisasjonsprosjekt går gjennom prosjektets livssyklus, som har følgende faser fem stadier:
Innvielse
Planlegging
Utførelse
Kontroll/overvåking
Avslutning
Gjennom hele initieringsfasen av et prosjekt bistår HR-avdelingene med å fastsette mål og evaluere prosjektets potensielle effektivitet.
I planleggingsfasen allokerer HR-ledere ressurser, hjelper til med å formulere strategiske planer og bruker personalrelaterte data som grunnlag for beslutninger om de beste tilnærmingene og metodene for å nå prosjektmålene. De er nøye med å sette sammen prosjektteam og kan komme med forslag til arbeidsflytpraksis og tidslinjeprognoser.
I gjennomføringsfasen kan HR-ledere hjelpe medarbeiderne med alt de trenger for å fullføre prosjektet, slik at de blir mer effektive, produktive og fornøyde. De kan delegere oppgaver, løpende sette opp og tilpasse tidsplaner og samarbeide med ledere i andre avdelinger for å effektivisere prosjektgjennomføringen.
I kontrollfasen (eller overvåkningsfasen) oppdaterer HR-avdelingen ledelsen om teamets fremdrift og resultater, følger opp medarbeidernes tidsbruk på ulike aktiviteter og håndterer risiko kontinuerlig. De løser eventuelle konflikter mellom prosjektteamene og fungerer som et fyrtårn for kommunikasjon gjennom hele prosessen.
I avslutningsfasen sammenligner og analyserer HR-medarbeidere lønnsomhet, tidslinje og individuelle prestasjonsprognoser opp mot resultatene. De evaluerer om de valgte strategiene, teamorganiseringen og prosjektet som helhet har vært vellykket. De kan også innhente tilbakemeldinger fra de ansatte om hvordan de opplevde prosjektet.
La oss diskutere hvordan personalavdelinger kan forbedre prosjektstyringsprosessene på en intelligent og effektiv måte.
9 HR-strategier for å forbedre prosjektledelsesprosesser
1. Bygge mer robuste og sentraliserte rammeverk for HR-data.
Ved å utvide kvantiteten og kvaliteten på medarbeiderdataene kan du sikre bedre ansettelser, optimalisere teamdynamikken og forbedre nøyaktigheten i prognosene (med hensyn til tidsfrister og ressursallokering). Dette kan gjøres mye enklere med en sentralisert programvaresystem som automatiserer og forenkler mange aspekter av datainnsamlingen.
2. Gir rom for fleksibilitet i gjennomføringen av prosjektoppgavene.
Allsidige valgmuligheter og tilpasningsdyktige prosjektstyringsmetoder øker medarbeidernes tilfredshet og fører til høyere produktivitet.
3. Tilby mer omfattende, innovative eller morsomme personalgoder.. Denne strategien øker trivselen og engasjementet blant de ansatte, og bidrar til at teammedlemmene engasjerer seg og brenner for å fullføre prosjekter. Vurder å gi prosjektteamene insentiver i form av punktvise bonuser, utmerkelser eller kreative gaver for å øke prestasjonene ytterligere.
4. God risikostyring for å ta høyde for uventede problemer gjennom hele prosjektet. Å kunne forutse potensielle risikoer bedre er nøkkelen til å holde prosjekter i rute og under budsjett. Ved å forutse det uventede unngår man også stress, overskridelse av tidsfrister og misfornøyde medarbeidere.
5. Spore ansattes tid mer strategisk for å optimalisere arbeidsflyten.
Når det gjøres på riktig måte, kan en datadrevet tilnærming til tidsregistrering kan gi deg verdifull innsikt og bedre beslutningsgrunnlag når det gjelder planlegging og andre prosjektledelsesteknikker.
6. Prioritering av tidsstyring, oppmerksomhet på detaljer og kommunikasjon i opplærings- og utviklingsprogrammer.
Å sikre at medarbeiderne har de nødvendige ferdighetene for å fullføre et prosjekt, er et viktig skritt for å øke suksessraten.
7. Bruke viktige HR-målinger og KPI-er mer strategisk og holde øye med dem i alle faser av et prosjekt for å kunne ta bedre beslutninger. Ved hjelp av målinger kan du se hvilke oppgaver hver enkelt medarbeider sliter med, og hvilke som er enkle å utføre, noe som kan føre til bedre resultater ved oppgavedelegering. Når de brukes på riktig måte, kan KPI-er og beregninger bidra til å forbedre prediksjonsevnen, sikre at prosjektstatus holder seg på sporet og avdekke vekstområder som tidligere ikke har blitt oppdaget.
En intelligent sammenligning av forventede og faktiske resultater ved hjelp av disse referansepunktene er også en god måte å evaluere suksessen og fremgangen til enkeltpersoner, team og hele organisasjonen på.
8. Fokusere nøye på tilbakemeldinger fra de ansatte for å informere og forbedre fremtidige prosjekttilnærminger. Ved å prioritere spørreundersøkelser, en-til-en-møter og andre former for tilbakemeldinger i avslutningsfasen får du økt kunnskap om beste praksis for prosjektledelse. Dette hjelper deg med å forbedre teknikkene dine, øke medarbeidernes engasjement og oppnå mer i fremtidige prosjekter.
9. Bruk av et prosjektplanleggingssystem som kan automatisere oppgaver og optimalisere overordnede prosjektstyrings- og arbeidsflytprosesser.
Intelligente systemer gjør livet enklere for deg, samtidig som de gir deg informasjon du ellers kanskje aldri ville ha lagt merke til.
Workant-funksjoner for arbeidsplanlegging
Vår sentraliserte prosjekt- og arbeidsplanleggingsmodul kan hjelpe deg gjennom hele livssyklusen for prosjektstyring. Workant gir deg innsikt og muligheter som hjelper deg med å planlegge mer strategisk, bedre evaluere fremdriften i initiativene, øke prosjektenes suksessrate og optimalisere fortjenesten.
Programvaren vår tilbyr en rekke visnings- og tilpasningsalternativer, slik at du kan tilpasse tilnærmingen til teamets behov.
Blant funksjonene finner du
Prosjektsporing: Utviklet for å hjelpe deg med å estimere og spore prosjektstatus og samtidig forbedre prosjektstyringen.
Med våre prosjektsporingselementer kan du:
Fordele tid til ulike prosjekter
Få informativ innsikt i ressursbruk, ytelse, trender for hele selskapet og mer.
Få et klart helhetsbilde mens du følger prosjektets status og utvikling.
Anslå lønnsomhet
Gi de ansatte muligheten til å registrere arbeidstiden sin.
Integrer prosjektdata på en enkel måte.
Arbeidsplanlegging: Utviklet for å forbedre planleggingsfunksjonene, forbedre arbeidsflyten i fremtidige prosjekter og gi grunnlag for beslutninger om initiativer.
Med våre funksjoner for arbeidsplanlegging kan du:
Planlegg mål, tidsplaner og arbeidsflyter på en mer intelligent måte.
Forutsi og tilordne forventet arbeidstid på en effektiv måte
Se hvor travelt hver enkelt ansatt har det daglig, månedlig og årlig.
Estimere fremtidige tidsfrister
Evaluer ressursbehovet for å optimalisere ressursallokeringen.
Registrer deg for en gratis prøveversjon av HR-programvaren i dagog se vårt nyttige program i aksjon. Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål om hvordan HR kan forbedre dine unike prosjektstyringsprosesser.