Le suivi du temps sur un seul projet est relativement simple. La complexité se multiplie lorsque les collaborateurs répartissent leur temps entre plusieurs projets, rendent compte à différents managers et ont besoin de visibilité sur le travail effectué au-delà des frontières d'équipe.
Ce guide aborde les défis spécifiques du suivi du temps multi-projets : construire des systèmes unifiés, obtenir l'adhésion des équipes et extraire des informations pertinentes des données inter-projets.
Les défis du suivi multi-projets
Lorsque les employés travaillent sur plusieurs projets, le suivi se complique :
La précision de l'allocation en souffre. Les collaborateurs estiment mal leur temps lorsqu'ils le répartissent, sur-déclarant souvent les projets visibles et sous-déclarant le travail de maintenance ou de support.
Les coûts du changement de contexte ne sont pas suivis. Passer d'un projet à l'autre engendre une charge cognitive qui apparaît rarement dans les données temporelles, menant à une sous-estimation de l'effort réel.
Le reporting se fragmente. Différents chefs de projet veulent des vues différentes, ce qui entraîne des systèmes en double ou la compilation manuelle de rapports.
Des conflits d'utilisation émergent. Lorsque plusieurs projets se disputent les mêmes ressources humaines, sans données claires, quelqu'un finit inévitablement par être lésé.
Construire un système de suivi unifié
Un suivi multi-projets réussi nécessite de la standardisation :
Une structure de projet cohérente garantit que les données peuvent être comparées et agrégées. Définissez des phases, types de tâches et catégorisations standards pour tous les projets.
Une source unique de vérité évite les enregistrements contradictoires. Tout le temps est saisi dans un seul système, pas dans des outils spécifiques à chaque projet qui ne communiquent pas entre eux.