Hur du minskar övertidskostnader: 8 beprövade strategier
HR-hanteringTidrapportering
Hur du minskar övertidskostnader: 8 beprövade strategier
W
Workant Team
HR Software Experts
5 januari 20255 min läsning
Övertidskostnader är en av de mest hanterbara utgifterna i de flesta företag – ändå behandlar många organisationer dem som oundvikliga. Med 1,5x lön (eller mer för vissa anställda) urholkar onödig övertid snabbt marginaler och kan vara ett tecken på djupare operativa problem.
De goda nyheterna: de flesta företag kan minska övertid med 20-30% utan att påverka produktivitet eller medarbetarnöjdhet. Här är åtta strategier som fungerar – baserat på data från hundratals arbetskraftsoptimeringsprojekt.
Först: Förstå varför övertid sker
Innan du implementerar lösningar, diagnosticera grundorsakerna. Övertid uppstår vanligtvis på grund av:
Dålig synlighet: Chefer inser inte att en anställd närmar sig 40-timmarsgränsen förrän det är för sent.
Underbemanning: Inte tillräckligt med personal för att hantera arbetsbelastningen under normala timmar.
Ojämn arbetsfördelning: Vissa anställda är överbelastade medan andra har kapacitet.
Schemaläggningsineffektivitet: Dålig planering skapar bemanningsluckor som fylls med övertid.
Processflaskhalsar: Arbete kan inte slutföras under normala timmar på grund av ineffektiva arbetsflöden.
Att förstå dina specifika orsaker hjälper dig prioritera vilka strategier som ska implementeras först.
Strategi 1: Implementera realtidsövertidsspårning
Du kan inte hantera det du inte kan se. Många chefer upptäcker övertidsproblem först när de granskar tidrapporter i slutet av veckan – för sent att göra något åt det.
Modern tidrapporteringsprogramvara ger realtidsvarningar när anställda närmar sig övertidsgränser. Chefer får notifieringar vid 32, 36 och 38 timmar, vilket ger dem tid att omfördela arbete eller justera scheman.
Implementering: Välj tidrapporteringsprogramvara med konfigurerbara övertidsvarningar. Sätt trösklar som ger handlingsutrymme.
Förväntad påverkan: 10-15% övertidsminskning enbart genom synlighet.
Strategi 2: Skapa en övertidsgodkännandeprocess
När övertid kräver förhandsgodkännande tvingar det fram en konversation innan timmar arbetas. Det handlar inte om att skapa byråkrati – det handlar om att göra övertid avsiktlig istället för oavsiktlig.
Enkel godkännandeprocess: Anställd begär övertid med anledning. Chef utvärderar nödvändighet och alternativ. Godkänd övertid spåras separat från oplanerad övertid.
Förväntad påverkan: 15-20% minskning av 'glidande' övertid där timmar ackumuleras utan medvetet beslut.
Strategi 3: Optimera schemaläggning
Många övertidssituationer skapas redan i schemaläggningsfasen. Skift som schemaläggs för nära varandra skapar övertid när ett förlängs. Bemanningsluckor fylls av den som redan är på plats, vilket driver dem över övertid.
Bättre schemaläggningspraxis inkluderar:
• Bygg scheman med realistiska skiftlängder
• Inkludera buffertid för skiftöverlämningar
• Behåll en pool av deltidsanställda eller vikarier för oväntad efterfrågan
• Använd schemaläggningsprogramvara som flaggar övertid före publicering
Implementering: Granska dina nuvarande scheman för inbyggda övertidsrisker. Justera mallar och överväg schemaläggningsprogramvara om du använder kalkylblad.
Strategi 4: Korsutveckla anställda
När bara en person kan utföra en uppgift skapar deras frånvaro eller överbelastning övertid specifikt för dem. Korsutbildning sprider kompetens så att arbete kan flyttas till den som har kapacitet.
Identifiera dina övertidshotspots – specifika personer eller roller som konsekvent arbetar övertid. Utbilda sedan andra som backup för dessa funktioner.
Implementering: Kartlägg kritiska uppgifter till anställda som kan utföra dem. Identifiera luckor och skapa korsutbildningsplan för högövertidsroller först.
Förväntad påverkan: Varierar kraftigt, men kritiskt för roller där övertid koncentreras.
Strategi 5: Anställ deltids- eller flexarbetare
Ibland gynnar matematiken deltidshjälp. Om du betalar 300 kr/timme i övertid (1,5x av 200 kr) kan en deltidsanställd på 200 kr/timme plus minimala förmåner kosta mindre – även med utbildning och administration inräknat.
Detta gäller särskilt för förutsägbara övertidsmönster: alltid hektiskt på fredagar, säsongstoppar, eller konsekvent 5-10 timmars veckospill.
Implementering: Analysera dina övertidsmönster för konsekvens. Beräkna verklig kostnadsjämförelse mellan övertid och ytterligare personal.
Strategi 6: Granska och effektivisera processer
Ibland är övertid inte ett bemanningsproblem – det är ett processproblem. Arbete tar längre tid än det borde på grund av ineffektiva system, onödiga godkännanden eller föråldrade metoder.
Prata med anställda som ofta arbetar övertid. Fråga vad som saktar ner dem och vad som skulle hjälpa dem att bli klara under normala timmar. Ofta kommer de att identifiera åtgärdbara flaskhalsar.
Implementering: Genomför övertidseftergranskningar. För betydande övertidshändelser, dokumentera vad som orsakade extra timmar och om det kunde ha förhindrats.
Strategi 7: Sätt avdelningsspecifika övertidsbudgetar
Det som mäts, hanteras. När avdelningar har övertidsbudgetar behandlar chefer övertid som en resurs att allokera klokt, inte som en obegränsad variabel.
Sätt realistiska budgetar baserade på historisk data, spåra sedan faktisk vs. budget veckovis. Chefer som konsekvent överskrider budgeten behöver stöd – antingen fler resurser eller processförbättringar.
Implementering: Etablera övertidsbaslinje per avdelning. Sätt minskningsmål (10-20% är rimligt initialt). Rapportera och granska regelbundet.
Strategi 8: Utnyttja teknik för prognoser
Avancerad personalhanteringsprogramvara använder historisk data för att förutse bemanningsbehov. Istället för att reagera på efterfrågan kan du förutse den och bemanna därefter.
Detta är särskilt värdefullt för företag med varierande efterfrågan: detaljhandel, restauranger, sjukvård och säsongsverksamheter.
Implementering: Om din övertid drivs av efterfrågevariation, utforska personalhanteringsverktyg med prognosfunktioner.
Sammanställning: Din handlingsplan
Försök inte implementera allt på en gång. Här är ett stegvist tillvägagångssätt:
Månad 1: Synlighet
• Implementera realtidsövertidsspårning och varningar
• Etablera baslinjestatistik: total övertid, övertid % av totala timmar, övertid per avdelning/roll
Månad 2: Process
• Skapa övertidsgodkännandearbetsflöde
• Dokumentera övertidspolicy och kommunicera till chefer
Månad 3-4: Optimering
• Analysera övertidsmönster och grundorsaker
• Åtgärda schemaläggningsproblem
• Påbörja korsutbildning för högövertidsroller
Månad 5+: Finjustering
• Sätt avdelningsspecifika övertidsbudgetar
• Utvärdera bemanningsnivåer vs. övertidskostnader
• Överväg avancerade prognosverktyg efter behov
Sammanfattning
Övertid är inte i sig dåligt – ibland är det rätt affärsbeslut. Men okontrollerad övertid är nästan alltid ett symptom på underliggande problem: dålig synlighet, otillräcklig planering eller processineffektivitet.
Genom att systematiskt implementera dessa strategier kan de flesta organisationer minska övertid med 20-30% samtidigt som de förbättrar verksamheten. Nyckeln är att behandla övertid som ett hanterbart mått, inte som en oundviklig affärskostnad.
Redo att förändra din HR?
Starta din gratis provperiod idag och se hur Workant kan effektivisera dina HR-processer.
