HR sitter på en guldgruva av data. Medarbetarregister, prestationsbedömningar, lönedetaljer, tidsloggar, engagemångsundersökningar – information flödar konstant genom HR-system.
Men data skapar bara värde när det förstås och används korrekt. Denna guide förklarar vad HR-data är, var det kommer ifrån och hur man säkerställer kvalitet och efterlevnad.
Vad är HR-data?
HR-data omfattar all information om anställda och deras relation till organisationen. Det sträcker sig från grundläggande fakta (namn, startdatum) till komplexa insikter (prestationsutveckling, uppsägningsrisk).
Dessa data tjänar flera syften: operativa (köra löner), regulatoriska (uppfylla lagkrav), analytiska (förstå personalmönster) och strategiska (planera framtida talangbehov).
5 typer av HR-data
1. Persondata – Grundläggande medarbetarinformation: namn, kontaktuppgifter, nödkontakter, anhöriga. Avgörande för kommunikation och administration.
2. Anställningsdata – Arbetsrelaterad information: befattning, avdelning, chef, startdatum, arbetsplats, anställningstyp. Utgör organisationens ryggrad.
3. Ersättningsdata – Lönerelaterade detaljer: lön, bonusstruktur, förmånsval, lönehistorik. Känslig data som kräver strikta åtkomstkontroller.
4. Prestationsdata – Bedömningar av arbetskvalitet: utveckingssamtalsbedömningar, måluppfyllelse, feedbackregister, disciplinära anteckningar.
5. Beteendedata – Information om arbetsmönster: närvaroregister, tidrapportering, systemanvändning, utbildningsgenomförande. Visar hur människor faktiskt arbetar.