El control horario de un solo proyecto es relativamente sencillo. La complejidad se multiplica cuando las personas reparten su tiempo entre varios proyectos, reportan a distintos responsables y necesitan visibilidad del trabajo que se realiza más allá de los límites de su equipo.
Esta guía aborda los desafíos específicos del control horario en múltiples proyectos: construir sistemas unificados, lograr la adopción del equipo y extraer información significativa de los datos interproyecto.
Desafíos del seguimiento en múltiples proyectos
Cuando los empleados trabajan en varios proyectos, el seguimiento se complica:
La precisión en la asignación se resiente. Las personas estiman mal cuando reparten su tiempo, y suelen sobredeclarar en los proyectos visibles e infradeclarar en las tareas de mantenimiento o soporte.
Los costes del cambio de contexto no se registran. Pasar de un proyecto a otro tiene un coste cognitivo que rara vez aparece en los datos de tiempo, lo que lleva a subestimar el esfuerzo.
Los informes se fragmentan. Los distintos responsables de proyecto quieren vistas diferentes, lo que conduce a sistemas duplicados o a la compilación manual de informes.
Surgen conflictos de utilización. Cuando varios proyectos compiten por las mismas personas, sin datos claros alguien acaba inevitablemente perjudicado.
Construcción de un sistema de seguimiento unificado
Un seguimiento exitoso en múltiples proyectos requiere estandarización:
Una estructura de proyecto coherente garantiza que los datos se puedan comparar y agregar. Defina fases estándar, tipos de tareas y categorización en todos los proyectos.
Una fuente única de verdad evita registros contradictorios. Todo el tiempo se introduce en un solo sistema, no en herramientas específicas de cada proyecto que no se comunican entre sí.