HR siedzi na kopalni złota w postaci danych. Rejestry pracowników, oceny wydajności, szczegóły wynagrodzeń, dzienniki czasu pracy, ankiety zaangażowania — informacje nieustannie przepływają przez systemy HR.
Ale dane tworzą wartość tylko wtedy, gdy są rozumiane i właściwie wykorzystywane. Ten przewodnik wyjaśnia, czym są dane HR, skąd pochodzą i jak zapewnić jakość oraz zgodność z przepisami.
Czym są dane HR?
Dane HR obejmują wszystkie informacje o pracownikach i ich relacji z organizacją. Rozciągają się od podstawowych faktów (imię i nazwisko, data rozpoczęcia pracy) po złożone wnioski (trajektoria wydajności, ryzyko odejścia).
Te dane służą wielu celom: operacyjnym (prowadzenie płac), zgodności z przepisami (spełnianie wymagań prawnych), analitycznym (zrozumienie wzorców siły roboczej) i strategicznym (planowanie przyszłych potrzeb kadrowych).
5 typów danych HR
1. Dane osobowe — Podstawowe informacje o pracowniku: imiona i nazwiska, dane kontaktowe, kontakty alarmowe, osoby na utrzymaniu. Niezbędne do komunikacji i administracji.
2. Dane o zatrudnieniu — Informacje związane ze stanowiskiem: stanowisko, dział, przełożony, data rozpoczęcia, lokalizacja, typ zatrudnienia. Stanowią organizacyjny kręgosłup.
3. Dane o wynagrodzeniu — Szczegóły dotyczące płac: wynagrodzenie, struktura premii, zapisy na benefity, historia płacowa. Wrażliwe dane wymagające ścisłej kontroli dostępu.
4. Dane o wydajności — Oceny jakości pracy: oceny z przeglądów, realizacja celów, zapisy informacji zwrotnych, uwagi dyscyplinarne.
5. Dane behawioralne — Informacje o wzorcach pracy: rejestry obecności, śledzenie czasu, wykorzystanie systemów, ukończenie szkoleń. Pokazują, jak ludzie faktycznie pracują.