Śledzenie czasu w pojedynczym projekcie jest stosunkowo proste. Złożoność rośnie wielokrotnie, gdy ludzie dzielą czas między wiele projektów, raportują do różnych menedżerów i potrzebują wglądu w pracę wykonywaną poza granicami zespołu.
Ten przewodnik odpowiada na konkretne wyzwania śledzenia czasu w wielu projektach: budowanie zunifikowanych systemów, uzyskiwanie akceptacji zespołu i wyciąganie znaczących wniosków z danych międzyprojektowych.
Wyzwania śledzenia wieloprojektowego
Gdy pracownicy pracują w wielu projektach, śledzenie staje się skomplikowane:
Dokładność alokacji spada. Ludzie słabo szacują czas przy jego podziale, często zawyżając raportowanie w widocznych projektach i zaniżając w pracach utrzymaniowych lub wsparcia.
Koszty przełączania kontekstu pozostają nieśledzone. Przechodzenie między projektami wiąże się z obciążeniem poznawczym, które rzadko pojawia się w danych czasowych, prowadząc do niedoszacowania nakładu pracy.
Raportowanie staje się fragmentaryczne. Różni kierownicy projektów chcą różnych widoków, co prowadzi do powielania systemów lub ręcznego kompilowania raportów.
Pojawiają się konflikty wykorzystania zasobów. Gdy wiele projektów rywalizuje o tych samych ludzi, bez jasnych danych ktoś nieuchronnie zostaje pokrzywdzony.
Budowanie zunifikowanego systemu śledzenia
Skuteczne wieloprojektowe śledzenie wymaga standaryzacji:
Spójna struktura projektów zapewnia możliwość porównywania i agregowania danych. Zdefiniuj standardowe fazy, typy zadań i kategoryzację we wszystkich projektach.
Jedno źródło prawdy zapobiega sprzecznym zapisom. Cały czas trafia do jednego systemu, a nie do narzędzi specyficznych dla projektów, które nie komunikują się ze sobą.