Tidsregistrering for ett enkelt prosjekt er relativt rett frem. Kompleksiteten mangedobles når folk fordeler tiden mellom flere prosjekter, rapporterer til ulike ledere og trenger innsyn i arbeid som skjer på tvers av teamgrenser.
Denne guiden tar for seg de spesifikke utfordringene ved tidsregistrering for flere prosjekter: bygge enhetlige systemer, oppnå teamadopsjon og trekke ut meningsfulle innsikter fra tverrprosjektdata.
Utfordringer med flerprosjektsporing
Når ansatte jobber på tvers av prosjekter, blir sporing komplisert:
Allokeringsnøyaktigheten synker. Folk estimerer dårlig når de deler opp tiden, og rapporterer ofte for mye på synlige prosjekter og for lite på vedlikeholds- eller støttearbeid.
Kostnader ved kontekstbytte spores ikke. Å bytte mellom prosjekter har kognitive kostnader som sjelden vises i tidsdata, noe som fører til undervurdert innsats.
Rapporteringen blir fragmentert. Ulike prosjektledere ønsker ulike visninger, noe som fører til dupliserte systemer eller manuell rapportsammensetning.
Utnyttelseskonflikter oppstår. Når flere prosjekter konkurrerer om de samme personene, uten tydelige data vil noen uunngåelig bli nedprioritert.
Bygge et enhetlig sporingssystem
Vellykket flerprosjektsporing krever standardisering:
Konsistent prosjektstruktur sikrer at data kan sammenlignes og aggregeres. Definer standardfaser, oppgavetyper og kategorisering på tvers av alle prosjekter.
Én kilde til sannhet forhindrer motstridende registreringer. All tid går inn i ett system, ikke prosjektspesifikke verktøy som ikke snakker med hverandre.
Tydelig eierskap til sporingsretningslinjer unngår forvirring. Noen trenger myndighet til å sette standarder, løse tvister og opprettholde datakvalitet.