HR sitter på en gullgruve av data. Ansattregistre, prestasjonsvurderinger, kompensasjonsdetaljer, tidslogger, engasjementsundersøkelser – informasjon flyter konstant gjennom HR-systemer.
Men data skaper bare verdi når den forstås og brukes riktig. Denne guiden forklarer hva HR-data er, hvor den kommer fra og hvordan man sikrer kvalitet og regeloverholdelse.
Hva er HR-data?
HR-data omfatter all informasjon om ansatte og deres forhold til organisasjonen. Det spenner fra grunnleggende fakta (navn, startdato) til kompleks innsikt (prestasjonsbane, oppsigelsesrisiko).
Disse dataene tjener flere formål: operasjonelt (kjøre lønn), regeloverholdelse (oppfylle juridiske krav), analytisk (forstå arbeidsstyrkemønstre) og strategisk (planlegge fremtidige talentbehov).
5 typer HR-data
1. Personopplysninger – Grunnleggende ansattinformasjon: navn, kontaktdetaljer, nødkontakter, forsørgede. Essensielt for kommunikasjon og administrasjon.
2. Ansettelsesdata – Jobbrelatert informasjon: stilling, avdeling, leder, startdato, arbeidssted, ansettelsestype. Utgjør organisasjonens ryggrad.
3. Kompensasjonsdata – Lønnsrelaterte detaljer: lønn, bonusstruktur, ytelsesinnmelding, lønnshistorikk. Sensitive data som krever strenge tilgangskontroller.
4. Prestasjonsdata – Vurderinger av arbeidskvalitet: evalueringskarakterer, måloppnåelse, tilbakemeldingsregistre, disiplinære notater.
5. Atferdsdata – Informasjon om arbeidsmønstre: oppmøteregistre, tidsregistrering, systembruk, opplæringsgjennomføring. Viser hvordan folk faktisk jobber.