Projektinhallinta ja henkilöstöhallinto voivat vaikuttaa kahdelta erilliseltä alueelta, mutta nämä tieteenalat ovat luontaisesti kietoutuneet toisiinsa. Ihmiset toteuttavat projekteja, ja HR-osastot ovat vastuussa näiden ihmisten hallinnasta.

Rory Burke, “Project Management Techniques” -kirjan tekijä, määrittelee tämän tieteenalan olevan “tapa kehittää rakennetta monimutkaisessa projektissa, jossa ajan, kustannusten, resurssien ja ihmiskäytöksen riippumattomat muuttujat kohtaavat.”

HR-ammattilaiset näyttelevät keskeistä roolia projektien toteuttamisessa, ja moninaiset lähestymistavat toimintoihin, kuten strateginen suunnittelu, aikataulutus, tehtävien delegointi ja aikajanan ennakointi, voivat merkittävästi vaikuttaa projektin lopputuloksiin.

HR:n vaikutus projektinhallintaan

Kauan ennen projektin aloittamista HR-osastot vaikuttavat tuleviin hankkeisiin rekrytoimalla, palkkaamalla ja kouluttamalla ihmisiä, jotka myöhemmin työskentelevät projekteissa.

HR-ammattilaiset edistävät jatkuvasti terveitä työntekijäsuhteita, optimoivat työprosessit ja hallinnoivat organisaation työvoiman pitkäaikainen hyvinvointia. He myös tarjoavat työntekijäetuuksia, jotka parantavat tiimin jäsenten sitoutumisastetta ja yleistä omistautumista työn vastuisiin.

Jos nämä ammattilaiset tekevät työnsä hyvin, työntekijät saavuttavat korkeammalla tasolla, ja tämän seurauksena mahdolliset tulevat projektit sujuvat sujuvammin. Tämä antaa mille tahansa hankkeelle paremman mahdollisuuden edetä onnistuneesti.

Jokainen organisaation projekti käy läpi projektin elinkaaren, johon kuuluu viisi vaihetta:

1. Aloitus

2. Suunnittelu

3. Toteutus

4. Valvonta/Seuranta

5. Päätös

Projektin aloitusvaiheen aikana HR-osastot auttavat tavoitteiden määrittämisessä ja arvioivat projektin mahdollisen tehokkuuden.

Suunnitteluvaiheessa HR-johtajat kohdentavat resursseja, avustavat strategisten suunnitelmien laatimisessa ja käyttävät työvoimaa koskevaa dataa päätöksenteossa parhaista tavoista ja menetelmistä projektitavoitteiden saavuttamiseksi. He rakentavat huolellisesti projektiryhmiä ja voivat antaa ehdotuksia työnkulun käytännöistä ja aikajanan ennusteista.

Toteutusvaiheessa HR-johtajat voivat auttaa kaikessa, mitä työntekijät tarvitsevat projektin suorittamiseksi, parantaa työntekijöiden tuottavuutta ja tyytyväisyyttä. He voivat jakaa tehtäviä, jatkuvasti asettaa ja mukauttaa aikajanatavoitteita sekä työskennellä muiden osastojen johtajien kanssa projektin toteutuskäytäntöjen tehostamiseksi.

Valvonta- (tai seuranta-) vaiheessa HR-osastot päivittävät johtoa tiimin edistymisestä ja suorituksesta, seuraavat työntekijöiden aikaa eri tehtävissä ja hallinnoivat rikkumattomasti riskin hallintaa. He ratkovat projektitiimien välisiä konflikteja ja toimivat viestinnän majakkana tehtävien suorittamisen aikana.

Projektin päätösvaiheen aikana HR-ammattilaiset vertaavat ja analysoivat kannattavuutta, aikataulun ja yksilöllisten saavutusennusteiden toteutumista nykyisiin tuloksiin nähden. He arvioivat valittujen strategioiden, tiimijärjestelyjen ja koko projektin onnistumista. He voivat myös kerätä palautetta työntekijöiltä heidän kokemuksistaan.

Keskustellaan tavoista, joilla henkilöstöhallinnon osastot voivat älykkäästi ja tehokkaasti parantaa projektinhallintaprosesseja.

9 HR-strategiaa projektinhallintaprosessien parantamiseksi

1. Kestävämpien ja keskitetyimpien HR-tietokehyksien rakentaminen.
Lisäämällä työntekijätietojen määrää ja laatua voit varmistaa parempia työntekijävalintoja, optimoituja tiimidynamiikkoja ja parantaa ennusteiden tarkkuutta (aikajanojen ja resurssien kohdentamisen osalta). Tämä onnistuu huomattavasti helpommin, kun hyödynnetään keskitettyä ohjelmistojärjestelmää, joka automatisoi ja yksinkertaistaa monia tiedonkeruun näkökohtia.

2. Joustavuuden mahdollistaminen projektitehtävien suorittamisen aikana.
Tarjoamalla monipuolisia vaihtoehtoja ja omaksumalla mukautuvia projektinhallintamenetelmiä parannetaan työntekijöiden tyytyväisyyttä ja parannetaan tuottavuutta.

3. Laajempien, innovatiivisempien tai hauskempien työntekijäetuuksien tarjoaminen. Tämä strategia parantaa työntekijöiden hyvinvointia ja sitoutumista, kehittää tiimin jäsenten omistautumista ja intohimoa projektien suorittamiseen. Harkitse projektitiimien kannustamista eduilla, kuten pistemäisillä bonuksilla, palkinnoilla tai luovilla lahjoilla, suorituskyvyn parantamiseksi.

4. Riskien tehokas hallinta mahdollisten odottamattomien ongelmien huomioon ottamiseksi kaikissa hankkeissa. Tehdä parempia ennusteita mahdollisista riskeistä on avain pitää hankkeet aikataulussa ja budjetissa. Lisäksi odottamattomien tapahtumien ennakoiminen estää stressiä, määräaikojen menetyksiä ja tyytymättömiä työntekijöitä.

5. Työntekijöiden ajan seuranta strategisemmin työnkulkujen optimoimiseksi.
Kun se tehdään oikein, datalähtöinen lähestymistapa ajanseurantaan voi antaa arvokkaita oivalluksia ja parantaa päätöksiä aikataulutuksen ja muiden projektinhallintatekniikoiden osalta.

6. Ajan hallinnan, yksityiskohtien huomioimisen ja viestinnän asettaminen etusijalle koulutus- ja kehitysohjelmissa.
Varmistamalla, että työntekijöillä on nämä olennaiset taidot minkä tahansa projektin suorittamiseen, on keskeinen askel kohti menestysasteiden kohottamista.

7. Olennainen HR-metriikoiden ja KPI:iden strategisempi hyödyntäminen sekä niihin keskittyminen projektin jokaisessa vaiheessa parempien päätösten tekemiseksi. Miettimällä metristi käytetään, näet, mitkä tehtävät ovat haasteellisia kullekin työntekijälle ja mitkä tehtävät kukin työntekijä suorittaa helposti, mikä johtaa parempiin tehtävänjakotuloksiin. Kun niitä käytetään hyvin, KPI:t ja metrit voivat auttaa ennustekykyä kasvamaan, varmistaen projektin tilan pysymisen oikealla radalla ja löytämään aiemmin huomaamatta jääneet kasvualueet.

Vertaamalla ennustettuja ja todellisia tuloksia näiden viitepisteiden kautta on myös hyvä keino arvioida yksilöiden, tiimien ja koko organisaation menestystä ja edistymistä.

8. Keskittymällä tiiviisti työntekijäpalautteeseen projektien tulevien lähestymistapojen tietämisen ja parantamisen tehostamiseksi. Etusijalle asettamalla kyselyt, yksilötapaamiset ja muut palautteen muodot päätösvaiheessa parannat tietämystä projektinhallinnan parhaista käytännöistä. Tämä auttaa parantamaan tekniikoitasi, lisäämään työntekijöiden sitoutumista ja saavuttamaan enemmän tulevissa ponnisteluissa.

9. Projektinsuunnittelujärjestelmän käyttäminen, joka voi automatisoida tehtäviä ja optimoida yleisimmät projektinhallinnan ja työnkulun prosessit.
Älykkäät järjestelmät tekevät elämästäsi helpompaa korostamalla välittömästi tietoa, jota et olisi muuten ehkä huomannut.

Workant työnohjausominaisuudet

Keskitetty projektien ja työn suunnittelumoduulimme voi auttaa sinua koko projektinhallinnan elinkaaren ajan. Workant antaa sinulle oivalluksia ja mahdollisuuksia, jotka auttavat sinua suunnittelemaan strategisemmin, arvioimaan aloitteiden edistymistä paremmin, lisäämään projektien onnistumisasteita ja optimoimaan voittoja.

Ohjelmistomme tarjoaa laajan näkemyksen ja mukauttamisvaihtoehtoja, jotta voit mukauttaa lähestymistapasi tiimisi tarpeisiin.

Ominaisuuksiin kuuluvat

Projektin seuranta: Suunniteltu auttamaan sinua arvioimaan ja seuraamaan projektin tilaa samalla kun parannat projektinhallintakäytänteitä.

Projektin seurantaelementtiemme avulla voit:

• Kohdentaa aikaa eri projekteille

• Saada informatiivista näkymää resurssien käytöstä, suorituskyvystä, organisaatiotason trendeistä ja muusta

• Nähdä selkeän kokonaiskuvan seuratessasi projektin tilaa ja kehitystä

• Arvioida kannattavuutta

• Tarjota työntekijöille mahdollisuuden kirjata työtuntinsa

• Yhdistää projektitiedot helposti.

Työn suunnittelu: Suunniteltu parantamaan suunnittelukykyjä, parantamaan työnkulun käytäntöjä tulevissa projekteissa ja tukemaan päätöksiä hankkeiden suhteen.

Työn suunnitteluominaisuuksiemme avulla voit:

• Suunnitella tavoitteita, aikatauluja ja työnkulkuja älykkäämmin

• Tehokkaasti ennustaa ja asignoida odotettavissa olevat työtunnit

• Nähdä, kuinka kiireinen kukin työntekijä on päivittäin, kuukausittain ja vuosittain

• Arvioida tulevia aikajanoja

• Arvioida resurssitarpeita resurssien kohdennuksen optimoimiseksi

Tilaa ilmainen HR-ohjelmistokokeilu tänään, ja näe hyödyllinen ohjelmamme toiminnassa. Ota rohkeasti yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää siitä, kuinka HR voi parantaa ainutlaatuisia projektinhallintaprosessejasi.