Miksi työajanseuranta eri projekteissa on niin usein rikki

Monet yritykset seuraavat tunteja taulukoissa tai eristetyissä työkaluissa. Tulos: kaksoiskirjauksia, puuttuvia tietoja ja esihenkilöt arvailevat työmäärää.

Oikea järjestelmä luo yhden totuuden lähteen tehdyille tunneille, parantaa projektisuunnittelua ja tekee palkanlaskennasta tarkkaa. Näin voit määrittää työajanseurannan, joka todella toimii jokaisessa tiimissä.

Keskitä työajanseuranta yhteen alustaan

Kun tunteja kirjataan eri työkaluihin, et näe koko kuvaa. Yksi alusta yhdistää kaikki projektit ja tiimit.

• Kaikki kirjaavat tuntinsa samaan paikkaan

• Esihenkilöt näkevät kaikki projektit rinnakkain

• Data viedään suoraan palkanlaskentaan tai laskutukseen

Tee tuntien kirjaamisesta helppoa ja johdonmukaista

Jos tuntien kirjaaminen on monimutkaista, ihmiset lopettavat sen tekemisen. Parhaat järjestelmät antavat työntekijöille:

• Lisätä tunteja manuaalisesti tai käyttää kello sisään/ulos -menetelmää

• Seurata työtunteja mobiililaitteilla liikkeellä

• Tarkistaa ja muokata kirjauksia ennen lähettämistä

  Yksinkertainen syöttö tarkoittaa täydellisempiä, luotettavampia tietoja.

Liitä tunnit projekteihin, tehtäviin ja rooleihin

Ajankirjaus ilman kontekstia on hukkaan heitettyä vaivaa. Liitä jokainen kirjaus projektiin, tehtävään tai rooliin.

Näet tarkalleen, mihin aika menee ja mitkä projektit kuluttavat eniten resursseja - kriittistä ennustamiselle ja laskutukselle.

Anna esihenkilöille reaaliaikainen näkyvyys

Hyvä työajanseuranta ei ole vain palkanlaskentaa varten. Se antaa esihenkilöille live-hallintapaneelit, jotka näyttävät:

• Mitkä tiimit ovat ylikuormitettuja

• Mitkä projektit lähestyvät budjettirajoja

• Mistä työtehtäviä voidaan siirtää ennen viivästyksiä

Käytä aikadataa älykkäämpään suunnitteluun

Historiallinen tuntidata on tehokasta suunnittelua varten. Katso taaksepäin samankaltaisia projekteja nähdäksesi:

• Kuinka kauan tehtävät oikeasti kestävät

• Milloin tiimit saavuttavat työkuorman rajat

• Minne lisätä resursseja pullonkaulojen välttämiseksi

Integroi muihin HR- ja suunnittelutyökaluihin

Tunnit eivät ole eristyksissä. Synkronoi työajanseuranta:

• Lomanhallinta (hyväksytyt poissaolot heijastuvat kapasiteettiin)

• Työvuorosuunnittelu (suunnitellut vuorot vastaavat kirjattuja tunteja)

• Palkanlaskenta ja laskutus (vähennä manuaalista tiedonsyöttöä)

Työajanseurannan integroidun hyödynsaanti

Kun työajanseurantaohjelmistosi toimii projektien ja tiimien välillä, lopetat arvailun ja alat parantaa.

• Tarkat projektikustannukset ja laskutus

• Luottavainen kapasiteettisuunnittelu

• Vähemmän hallintotyötä esihenkilöille ja HR:lle

• Selkeä kuva siitä, miten aikaa käytetään koko organisaatiossasi