Miksi työajanseuranta projektien välillä on niin usein rikki

Monet yritykset seuraavat tunteja taulukoissa tai eristetyissä työkaluissa. Tuloksena: kaksoiskirjaukset, puuttuvat tiedot ja johtajat arvailemassa työmäärää.

Asianmukainen järjestelmä luo yhden totuuden lähteen tehdyistä tunneista, parantaa projektisuunnittelua ja tekee palkanmaksusta tarkkaa. Näin voit asettaa työajanseurannan, joka toimii jokaiselle tiimille.

Keskitä työajanseuranta yhteen alustaan

Kun tunnit kirjataan eri työkaluihin, ei saa kokonaiskuvaa. Yksi alusta yhdistää kaikki projektit ja tiimit.

• Kaikki kirjaavat tunnit samaan paikkaan

• Johtajat näkevät kaikki projektit rinnakkain

• Data viedään suoraan palkanlaskentaan tai laskutukseen

Tee tuntien kirjaamisesta helppoa ja johdonmukaista

Jos tuntien kirjaaminen on monimutkaista, ihmiset lopettavat sen tekemisen. Parhaat järjestelmät antavat työntekijöille mahdollisuuden:

• Lisätä tunnit manuaalisesti tai käyttää kellokirjautumista

• Seurata aikaa mobiililaitteilla liikkeellä ollessa

• Tarkistaa ja muokata kirjauksia ennen lähettämistä

  Yksinkertainen syöttö merkitsee täydellisempää ja luotettavampaa dataa.

Sido tunnit projekteihin, tehtäviin ja rooleihin

Ajankirjaaminen ilman kontekstia on hukkaan heitettyä työtä. Liitä jokainen kirjaus projektiin, tehtävään tai rooliin.

Näet tarkalleen, minne aika kuluu ja mitkä projektit kuluttavat eniten resursseja—tärkeää ennustamiselle ja laskutukselle.

Anna johtajille reaaliaikainen näkyvyys

Hyvä työajanseuranta ei ole vain palkanmaksua varten. Se antaa johtajille reaaliaikaiset kojelautanäkymät:

• Mitkä tiimit ovat ylikuormitettuja

• Mitkä projektit lähestyvät budjettirajoja

• Minne uudelleenjakaa työtä ennen viivästyksiä

Käytä aikadataa suunnitteluun älykkäämmin

Historiallinen tietoaika on voimakas suunnittelussa. Katso taaksepäin samankaltaisiin projekteihin nähdäksesi:

• Kuinka kauan tehtävät oikeasti vievät

• Milloin tiimit saavuttavat työmäärän rajat

• Minne lisätä resursseja pullonkaulojen välttämiseksi

Integroi muiden HR- ja suunnittelutyökalujen kanssa

Tunnit eivät ole tyhjiössä. Synkronoi työajanseuranta:

• Loma-hallinta (hyväksytyt poissaolot heijastuvat kapasiteettiin)

• Työvuorosuunnittelu (suunnitellut vuorot vastaavat kirjattuja tunteja)

• Palkanlaskenta ja laskutus (vähennä manuaalista tietojen syöttöä)

Integroivan työajanseurannan hyödyt

Kun työajanseurantaohjelmistosi toimii projektien ja tiimien välillä, lopetat arvailun ja aloitat parantamisen.

• Tarkat projektikustannukset ja laskutus

• Varmuutta kapasiteetin suunnitteluun

• Vähemmän hallinnollista työtä johtajille ja HR:lle

• Selkeä näkemys siitä, miten aikaa käytetään koko organisaatiossasi