Olet todennäköisesti kuullut HR-analytiikasta, prosessista, jossa analysoidaan yrityksen työvoimaa koskevia tietoja parantaaksemme organisatorisia tuloksia. Olet myös luultavasti kuullut HR-metriikoista, määrällisistä mittareista, jotka auttavat mittaamaan ja arvioimaan yrityksen menestystä tiettynä ajankohtana.

Sinä varmasti tiedät, että HR-analyysien suorittaminen ja HR-metriikoiden määrittäminen edellyttää työntekijätietojen ja -informaation käyttöä. Mutta et ehkä tiedä tarkalleen mitä nämä tietoaineistot sisältävät tai mistä tietopisteet tulevat.

Tarkastellaanpa tarkemmin HR-dataa.

Mitä on HR-data?

HR-dataa edustavat tosiasiat, tilastot tai tiedot, joita voidaan käyttää viitteenä tai analyysiin. Liiketoimintajohtajina ja HR-ammattilaisina HR-data voi olla yksi tehokkaimmista työkaluistamme monipuolisessa työkalupakissamme, sillä se tarjoaa muuten saavuttamattomissa olevaa tietoa työvoimasta.

Jos HR-dataa analysoidaan ja hyödynnetään älykkäästi, se antaa meille rajattoman määrän mahdollisuuksia innovatiiviseen ja proaktiiviseen ohjelman toteuttamiseen, kattaviin prosessien parannuksiin, työnkulun optimointiin ja moniin muihin tapoihin lisätä minkä tahansa yrityksen menestysmahdollisuuksia.

Älykäs ja eteenpäin katsova HR vaatii tietoon perustuvan perustan, joten HR-datan ymmärtäminen (ja sen hyvin käyttäminen) tulisi olla tärkein prioriteetti kenelle tahansa alalla työskentelevälle.

Mistä HR-data koostuu?

Vuonna 2022 on näennäisesti loputtomia lähteitä työntekijätiedoille, ja enemmän ilmenee, kun yritys jatkaa suuntausta kohti yhä datalähtöisempiä toimintatapoja.

Kaksi päätyyppiä tietoa on olemassa - sisäinen ja ulkoinen tieto. Sisäinen tieto tulee jostain yrityksen tai organisaation sisältä itse, kun taas ulkoinen tieto kerätään muista toissijaisista lähteistä.

Sisäinen tieto (ensisijainen)

Sisäinen tieto kootaan yrityksen koulutustietueista, suorituskykytiedoista, palkkatasoista, työntekijätiedoista, raportointirakenteista, kurinptritiedosta, etuustiedoista, palkka/kustannustiedoista, myyntitiedoista, asiakastiedoista ja muusta.

Ulkoiset tiedot (toissijainen)

Vaikka lähteet riippuvat suurelta osin toimialasta, ulkoiset tietoaineistot voidaan rakentaa keräämällä historiallisia toimialatietoja, taloustietoja, poliittisia tuloksia, säätietoja, taloudellisia analyysejä, ympäristövaikutusten tutkimuksia, terveystietoja ja muuta.

Sisäisiä tietoja kutsutaan myös ensikäden tiedoiksi, kun taas ulkoiset tiedot voivat olla joko toisen osapuolen tai kolmannen osapuolen tietoja.

Toisen osapuolen viittaa tietoihin, jotka on kerätty suoraan luotetulta kumppanilta (tai yritykseltä, jolla on suora yhteys yleisöösi tai työntekijöihisi) ja sitten hankittu organisaatiosi käyttöön. Kolmannen osapuolen viittaa tietoihin, jotka on kerätty organisaatiosta, joka ei ole suoraan yhteydessä asiakaskuntaasi tai työvoimaasi.

Sisäinen tieto voi tulla myös suoraan työntekijöiltä itseltään itse raportoituna tietona aloitteista, kuten kyselyistä tai kyselylomakkeista, suoraan havainnoiduista tiedoista, jotka saadaan havainnoinneista, tiedoista, jotka on kerätty asioista, kuten verkkosivustojen toiminnasta tai sovellusten käytöstä, asiakaspalautteesta tai useista muista tavoista.

Miten HR-dataa hankitaan tarkalleen?

On monia tapoja saada käsiisi HR-dataa. Tässä on vain muutamia reittejä, joita voit ottaa laajentaaksesi tietokantaasi:

• Kokoa tilastoja ja infoa (manuaalisesti tai automaattisesti) selaamalla dokumentteja, tietueita ja kaikkea sisäistä materiaalia, joka sisältää työntekijätietoja.

• Seuraa työntekijöiden käyttöä ja toimintaa alustoilla, kuten sosiaalisen median sovelluksissa tai liidilomakkeissa.

• Käytä älykkäitä ohjelmia kerätäksesi ulkoisia toisen osapuolen tietoja, jotka liittyvät asioihin, kuten nykyisiin organisatorisiin tavoitteisiin tai alasi trendeihin ja kasvata tietokantaasi ottamalla käyttöön uusia kolmannen osapuolen tietolähteitä, jotka ovat olennaisia alallesi.

• Poimi ensikäden tietoja ohjelmistomoduuleista, kuten Hakijaseurannasta, Palkkalistasta tai Ajanhallintajärjestelmistä, tai käytä automaattista, kokonaisvaltaista HR-erikoisjärjestelmää, joka digitalisoi ja kerää, esittää ja kategorisoi ensisijaiset tiedot eri kategorioissa.

• Palkkaa tietojen keruuasiantuntijoita hankkimaan vaikeammin löydettäviä tietoja.

• Tee haastatteluja tai fokusryhmiä asiakkaiden, työntekijöiden ja johdon kanssa saadaksesi arvokasta ensikäden tietoa.

• Tarkkaile suoraan käyttäjiä, työntekijöitä tai johtajia aina kun voit (automaation ohjelmien/verkkoapplikaatioiden tai ohjelmistojen avulla tai manuaalisella laadullisen datan keruulla työpaikalla)

10 Vinkkiä ja strategiaa HR-datan käsittelyyn

1. HR-data ei toimi yksin tai ole arvokas itsessään; tarkastele sitä kokonaisvaltaisesti, strategisesti ja syvällisellä ymmärryksellä ympäröivästä kontekstista. Sinun tulee ymmärtää muutakin kuin "mitä", ja päästäksesi "miksi", sinun tulee selvittää tarina jokaisen tilaston taustalla.

2. Muista aina, että HR-datan keräämisen ja viittaamisen tarkoitus ei ole pelkästään saada enemmän numeroita käytettäväksi, vaan parantaa päätöksentekokykyjäsi.

3. Priorisoi älykkäästi tärkeimmät tiedot, sillä tietojen kerääminen ja hallinta vie aikaa ja rahaa. Käytä resurssejasi viisaasti ja mittaa, mikä on tärkeintä yrityksesi kasvun kannalta.

4. Digitalisoi, optimoi ja analysoi tietoja sopivilla teknologioilla, jotka vaihtelevat teollisuuden, yrityksen koon, pitkän aikavälin tavoitteiden, tiettynä aikana asetettujen prioriteettien ja muiden tekijöiden mukaan. Palkkaa asiantuntijoita, jos et ole varma, mitkä tekniikat ja työkalut sopivat yrityksellesi.

5. Harkitse huolellisesti ja jatkuvasti parhaita käytäntöjä, lähestymistapoja ja tekniikoita HR-datan keruun ja HR-analytiikan käytäntöjen aikana (perustuen toimialatietämykseesi, organisaatiosi kasvualueisiin, jne.).

"Tieto on oppimisen lähde. Mutta ellei sitä jäsennellä, käsitellä ja anneta oikeille ihmisille päätöksentekoa varten, se on taakka, ei hyöty."  - C. William Pollard, Fairwyn Investment Companyn puheenjohtaja

6. Mukauta tietojen keruu- ja analyysikäytäntöjäsi työvoiman kehityksen ja alan standardien mukaisesti.

7. Järjestä, kategorisoi ja keskitä HR-data helposti saavutettavaan, virtaviivaiseen ja järjestelmälliseen kehykseen, joka mahdollistaa räätälöinnin.

8. Sisällytä laadullisen tiedon käyttö aina, kun se on eduksi. Analyysiprosessit eivät välttämättä ole yhtä suoraviivaisia ja voivat olla haastavampia, mutta laadullinen tieto voi tarjota erittäin hyödyllisiä oivalluksia.

9. Älä koskaan laiminlyö tietoturvaa ja suojausta tai unohda säädösten noudattamista ja määräyksiä.

10. Älä unohda keskittyä tarkasti ensikäden tietoihin suoraan työvoimastasi, sillä työntekijöiltä itseltään saatu tieto on korvaamatonta.

Johtopäätös

HR-data on avain minkä tahansa työvoiman ymmärrykseen ja optimointiin missä tahansa toimialalla. Datan ja metriikoiden strateginen kerääminen, tulkitseminen, arviointi ja hyödyntäminen tarjoaa sinulle vahvistettua tietoa, parannettuja HR-analytiikan käytäntöjä ja optimoituja liiketoiminta-oivalluksia.

Vaikka HR-data jatkaa kehittymistään, tärkeänä säilyy se, kuinka pidämme käden pulssilla, kun kyseessä ovat tietotrendit, teknologiat ja alakohtaiset innovaatiot.

Et ehkä ole alan asiantuntija HR-datan keräämisessä ja innovatiivisessa hyödyntämisessä, ja se on okei. Palkkaa ammattilaisten tiimi, ota käyttöön ohjelmistoja auttamaan HR-analytiikan prosesseissa ja integroimaan järjestelmäsi yhdeksi yksinkertaistetuksi alustaksi.