Forresterin raportin mukaan vain 41 % maailmanlaajuisista ohjelmistopäättäjistä on tyytyväisiä nykyisiin HR-hallintaohjelmistoihinsa, kun taas 56 % tarkastelee muita vaihtoehtoja. Pysy pelin kärjessä ja varmista, että valitset oikean HR-järjestelmän säästääksesi aikaa, rahaa ja stressiä tulevaisuudessa.

Mikä on HR-järjestelmä?

HR-järjestelmä, kuten Oracle määrittelee, on "millainen tahansa teknologiaympäristö, joka on kehitetty henkilöstöresurssit mielessä, ja jota käytetään työntekijöiden hallintaan", ja se on usein tehty keskittämään, automatisoimaan ja optimoimaan monia tai kaikki HR-prosessisi yhteen alustaan.

Nykypäivän yrityskentässä vahvat ja älykkäät HR-järjestelmät ovat erityisen merkityksellisiä lähes kaikille yrityksille, olipa kyseessä pieni vähittäiskauppa, suuri julkinen rahoitusyhtiö tai jotain siltä väliltä.

Ne tarjoavat yrityksen omistajille ja HR-ammattilaisille uusia kykyjä, virtaviivaistettuja hallintakykyjä ja optimoituja päätöksentekokykyjä, jotka perustuvat syvempään ymmärrykseen organisaation henkilöstöstä.

HR-järjestelmien tyypit

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät (HRIS)

Teknisesti eräänlainen HRMS (vaikka näitä kahta usein käytetään vaihtokelpoisesti), joka keskittyy enemmän tietoihin ja informaatioon ja jota luonnehditaan perustavanlaatuisemmaksi kuin HRMS- tai HCM-järjestelmiä. Tämä sisältää suppean valikoiman ominaisuuksia, mutta tarjoaa monia kapasiteetteja, kuten työntekijätietojen hallintaa, HR-tehtävien standardointia ja raportointia/rekisterin ylläpitoa.

Henkilöstöhallinnon hallintajärjestelmä (HRMS)

Tavallisesti tarjoaa enemmän kuin HRIS ja on soveltuvampi nykyaikaiselle työvoimalle. Se sisältää IT- ja HR-hallintateknologioita, keskittyy erilaisiin liiketoiminnan näkökulmiin ja sisältää lisättyjä laadullisia tietoja, joita ei löydy HRIS-järjestelmistä.

Henkilöstöhallinnon johtamisjärjestelmä (HCM)

Laajin HR-kehys, joka sisältää automatisoidut, intuitiiviset ja datavetoiset ohjelmisto-ominaisuudet ja toiminnallisuudet, jotka virtaviivaistavat prosesseja koko yrityksessäsi. Se sisältää yleensä kaikki HRIS- tai HRMS-järjestelmien elementit ja voi sisältää myös tekoälyä, digitaalisia avustajia, ennustavia algoritmeja ja älykkäitä ratkaisuja. Yleensä pilvipohjainen ja mahdollistaa strategisempaa suunnittelua, optimoi koulutuksen ja kehittämisen, laajentaa prosessiparannusmahdollisuuksia ja tarjoaa syvällisempiä näkemyksiä työvoimaan.

Kokeile Workant HR-järjestelmää ilmaiseksi - ei maksutietoja tarvitaan.

Tärkeimmät ominaisuudet ja toimintakyvyt

On olemassa myös ohjelmistoja, jotka käsittelevät tiettyjä henkilöstöhallinnon osa-alueita suorittamalla vain tiettyjä toiminnot. HR-järjestelmäominaisuuksien laajentaminen on jotain, mitä useimpien alojen yritysten tulisi hyödyntää. Intuitiivisen teknologian tai kehittyneen tiedonkeruun/analyysin elementtien käyttöönoton epäonnistuminen olisi virhe.
Nämä ovat joitain ominaisuuksia, joita tavallisesti löytyy laajoista HRIS-, HRM- tai HCM-kehyksistä tai joita hallitaan tarkemmin ja vähemmän kattavalla HR-järjestelmällä:

• Etuuksien hallinta

• palkanlaskennan hallinta

• Työajanseuranta ja lomaoikeudet

• Työntekijätiedot ja -dokumentaatio

• HR-analytiikka

• Suorituskyvyn arviointi

• Rekrytointi ja palkkaaminen (sisältää hakijaseurannan ja sisäänajojärjestelmät)

• Oppimisen hallinta (koulutus ja kehitys)

• Aikataulutus

• Analytiikka ja tietojen hallinta

• Työntekijöiden sitoutumisen ja hyvinvoinnin hallinta (yksi nopeimmin kasvavista alueista)

Teknisten henkilöstöresurssien monien edistysaskeleiden ansiosta viime vuosikymmeninä monet HR-ohjelmista ovat pilvipohjaisia tai määriteltyjä ohjelmisto palveluna (SaaS). Nämä kolmannen osapuolen järjestelmät ovat käytettävissä internetistä (selaimella tai mobiilisovelluksella) ja maksetaan tilausperusteisesti.

Miksi käyttää HR-järjestelmää?

Globaali henkilöstöhallinnon ohjelmistomarkkina jatkuu kasvavana johdonmukaisesti, koska sen ennustetaan kasvavan 30,8 miljardista dollarista vuonna 2019 33,04 miljardiin dollariin vuoteen 2024. Ja kuten Statista ennustaa, HR-teknologian vuosittaisten tulojen odotetaan kasvavan 90 miljardiin dollariin vuoteen 2025 mennessä.

Tämän markkinan nopea kasvu velvoittaa meidät digitalisoitumaan, virtaviivaistamaan ja hyväksymään HR-tekniikan. Kaikki älykkäät liikemiehet ymmärtävät, kuinka tärkeää on kehittyä teollisuuden kanssa. Oikean HR-järjestelmän käyttöönotto on yksi tärkeimmistä toiminnoista, jotka kehittävät tulevaisuuteen suuntautuneen ja tehokkaan HR-suunnitelman ja sopeuttavat yrityksesi nykypäivän HR-teollisuuteen.

11 hyötyä HR-järjestelmästä

1. Parempi ymmärrys työntekijöiden sitoutumisesta, suorituskyvystä ja hyvinvointitasoista.

2. Lisääntynyt viestintä- ja tiimityökapasiteetti koko organisaatiossa, erityisesti etä- tai hybridityöryhmille.

3. Paljon enemmän pääsyä metriikoihin, analytiikka-alustoihin ja tärkeisiin työntekijätietokokoelmiin.

4. Laajempi tietovalikoima, joka auttaa prosessien parantamisessa ja päätöksenteossa.

5. Pitkäveteisten liiketoiminta-aktiviteettien automatisointi, mikä vähentää ajanhukkaa ja virheitä.

6. Paremmat riskienhallintakäytännöt.

7. Päivittäisten prosessien ja menettelyjen yksinkertaistaminen ja virtaviivaistaminen.

8. Parannetut ja tehokkaammat projektinhallinta- ja työnkulkukapasiteetit.

9. Pääsy innovatiivisiin tekoäly-, ennakoiva- ja datavetoisiin ohjelmiin, jotka antavat yrityksille mahdollisuuden hyödyntää globaalia yritystoimintaa paremmin.

10. Vähentynyt kulutus ja lisääntynyt säästö koko linjalla.

11. Parempi valvonta vaatimustenmukaisuuden suhteen.

7-vaiheinen prosessi täydellisen HR-järjestelmän valintaan

HR-järjestelmän jatkuva kehitys kannustaa meitä tekemään strategisia päätöksiä siitä, mitä ohjelmistoa käyttää. Seuraa näitä yksinkertaisia askeleita valitessasi parasta HR-järjestelmää yrityksellesi

1. Luo loistava ohjelmistovalintatiimi.

2. Tunnista tiimisi kanssa organisaation laajemmat ja tietyt HR-tarpeet.

3. Määritä, mitkä ominaisuudet voivat parhaiten täyttää nämä tarpeet, auttaa organisaatiotasi edistymään, ja tee päätös, mitkä ominaisuudet ovat prioriteetteja.

4. Tutki HR-järjestelmiä ja toimittajia, kun otat käyttöön kaikki käytettävissäsi olevat työkalut.

5. Vertaile, arvioi ja harkitse tiettyjä kriteerejä punnitessasi vaihtoehtoja:

   • Kysy teknisestä & asiakastuesta, rajoituksista ja ehdoista.

   • Harkitse mukautettavuutta, skaalautuvuutta ja liikkuvuutta.

   • Määritä hyödyllisyys vahvistamalla, että saatavissa olevat ominaisuudet toimivat erityisiin tarpeisiisi, kattavat kaikki perusasiat ja tarjoavat parhaan hyödyn.

   • Kysy, mitkä elementit sisältyvät vakiovarusteisiin ja mitkä tulevat lisämaksulla.

   • Harkitse helppokäyttöisyyttä ja monikanavaista sopeutumiskykyä.

   • Varmista, että virtaviivaistetut integraatiot ja tarvitsemasi yhteydet ovat mahdollisia.

   • Kysy tietosuoja-, turvallisuus- ja tallennuskäytännöistä.

   • Harkitse hinnoittelua (mukaan lukien tilaus- tai ostokustannukset, lisämaksut, ylläpitokulut jne.) ja määritä ennakoitu ROI.

6. Kokeile allekirjoittamalla ilmaiseksi kokeilu (tai kysy sopimusten pituuksista ja/tai hyvitystakuista).

7. Arvioi kokeilun onnistuminen HR-analytiikan ja tiimikeskustelujen avulla ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Päätelmä

Aika alkaa käyttää älykkäitä HR-järjestelmiä tai päivittää nykyistä järjestelmääsi on nyt. Käytä askeleita ja strategioita, jotka olemme esitelleet valitaksesi parhaan HR-järjestelmän tarpeisiisi, ja tutustu yrityksiin kuten Workant, jotka tarjoavat 14 päivää ilmaista HR-järjestelmää. Rekisteröidy ilmaiseen kokeiluun ja ala käyttää tehokasta alustaamme jo tänään.