Forresterin raportin mukaan vain 41 % globaaleista ohjelmistopäättäjistä on tyytyväisiä nykyisiin HR-järjestelmiinsä, kun taas 56 % tutkii muita vaihtoehtoja. Ole askeleen edellä ja varmista, että valitset oikean HR-järjestelmän säästääksesi aikaa, rahaa ja stressiä tulevaisuudessa.

Mitä on HR-järjestelmä?

HR-järjestelmä, kuten Oracle määrittelee, on ”mikä tahansa teknologiajärjestelmä, joka on kehitetty henkilöstöhallintoa ajatellen, ja jota käytetään työntekijöiden hallintaan”, ja se on usein luotu keskittämään, automatisoimaan ja optimoimaan monet (tai kaikki) HR-prosessit yhden alustan kautta.

Nykyisellä yritysten verkostoitumisfoorumilla vahvat ja älykkäät HR-järjestelmät ovat erityisen ratkaisevia melkein minkä tahansa yrityksen menestykselle, olipa kyseessä pieni vähittäiskauppa, suuri julkisen talouden yritys tai jotain siltä väliltä.

Ne tarjoavat yritysjohtajille ja HR-ammattilaisille uusia kykyjä, sujuvampia hallintomahdollisuuksia ja optimoituja päätöksenteon kykyjä syvällisemmän näkemyksen ansiosta organisaation työvoimasta.

HR-järjestelmien tyypit

Ihmisten resursseihin liittyvä tietojärjestelmä (HRIS)

Tiettyyn henkilöstöhallintajärjestelmään (HRMS) kuuluva tyyppi (vaikka näitä kahta termiä käytetään usein vaihtokelpoisesti), joka keskittyy tiukemmin tietoihin ja informaatioon ja luokitellaan perustavanlaatuisemmaksi kuin HRMS- tai HCM-järjestelmät. Tämä kattaa suppeimman valikoiman ominaisuuksia, mutta tarjoaa monia kapasiteetteja, kuten työntekijätietojen hallinnan, HR-tehtävien standardoinnin ja raportoinnin/tietojen pitämisen.

Henkilöstöhallinnan järjestelmä (HRMS)

Tarjoaa yleensä enemmän kuin HRIS ja on soviteltu nykyaikaisempaan työvoimaan. Se sisältää IT- ja HR-hallinnan teknologioita, keskittyy erilaisiin liiketoiminnan osa-alueisiin ja sisällyttää lisälaatuista tietoa, jota ei HRIS:ssä ole.

Henkilöstön pääoman hallintajärjestelmä (HCM)

Kaikkein kattavin tyyppi HR-kehystä, joka sisältää automaattisia, intuitiivisia ja tietoon perustuvia ohjelmistoja & ominaisuuksia, jotka sujuvoittavat prosesseja koko yrityksessäsi. Se sisältää yleensä kaikki HRIS- tai HRMS-ominaisuudet ja voi myös sisältää AI:n, digitaaliset avustajat, ennustavat algoritmit ja älykkäät ratkaisut. Se on tyypillisesti pilvipohjainen ja sallii strategisemman suunnittelun, optimoi koulutuksen & kehityksen, laajentaa mahdollisuuksia prosessien parantamiseen ja tarjoaa syvällisempiä näkemyksiä työvoimasta.

Kokeile Workantin HR-järjestelmää ilmaiseksi - ei maksutietoja tarvittu.

Keskeiset ominaisuudet ja kyvyt

On myös ohjelmistoja, jotka kohdistuvat tiettyihin henkilöstöhallinnan osa-alueisiin suorittamalla vain tietyntyyppisiä toimintoja. HR-järjestelmien ominaisuuksien laajentuminen on asia, jota yritysten useimmilla toimialoilla tulisi hyödyntää. Intuitiivisten teknologioiden tai korkeasti kehittyneiden tiedon keräys/analysointielementtien sisällyttämättä jättäminen olisi virhe.
Nämä ovat eräitä ominaisuuksista, joita yleisesti löytyy kattavista HRIS-, HRM- tai HCM-kehyksistä tai joita hallinnoi erityinen ja vähemmän kattava HR-järjestelmän järjestelmä:

• Etuuksien hallinta

• Payroll-management

• Työajanseuranta ja lomaoikeudet

• Työntekijätiedot & dokumentointi

• HR-analytiikka

• Suorituksen arviointi

• Rekrytointi & palkkaaminen (mukaan lukien hakijaseuranta & perehdytysjärjestelmät)

• Oppimisen hallinta (koulutus & kehittäminen)

• Aikataulutus

• Analytiikka & datanhallinta

• Työntekijöiden sitoutuminen & hyvinvointihallinta (yksi nopeimmin kasvavista osa-alueista)

Lukuisat edistysaskeleet henkilöstöhallintoteknologiassa viime vuosikymmenten aikana ovat tehneet monista HR-ohjelmista pilvipohjaisia tai määritelty ohjelmisto-palveluna (SaaS). Nämä kolmannen osapuolen järjestelmät ovat saatavilla internetistä (selaimessa tai mobiilisovelluksessa) ja niitä maksetaan tilausperusteisesti.

Miksi käyttää HR-järjestelmää?

Maailmanlaajuinen henkilöstöpääoman hallinnan ohjelmistomarkkina jatkaa kasvuaan tasaisesti, ja sen ennustetaan kasvavan 30,8 miljardista dollarista vuonna 2019 33,04 miljardiin vuoteen 2024 mennessä. Statista ennustaa, että HR-teknologian vuotuinen liikevaihto kasvaa 90 miljardiin Yhdysvaltain dollariin vuoteen 2025 mennessä.

Tämän markkinan nopea kasvu kehotti meitä digitalisoimaan, tehostamaan ja ottamaan HR-teknologian käyttöön. Kaikki älykkäät liiketoiminnan ammattilaiset ymmärtävät, kuinka tärkeää on kehittyä alan mukana. Oikean HR-järjestelmän omaksuminen organisaatiollesi kuuluu yhteen tärkeimmistä tehtävistä, jotka edistävät tulevaisuuteen suuntaavaa ja tehokasta HR-suunnitelmaa, joka mukauttaa liiketoimintasi nykyaikaiseen HR-alaan.

11 HR-ohjelmiston etua

1. Parempi ymmärrys työntekijöiden sitoutumisesta, suoritustasolla ja hyvinvoinnista.

2. Parempi viestintä koko yrityksessä ja tiimityömahdollisuudet, erityisesti etä- tai hybriditiimeille.

3. Huomattavasti enemmän pääsyä mittareihin, analyyttisiin perusteisiin ja tärkeisiin työntekijäaineistoihin.

4. Laajempi tietoalue, joka auttaa prosessien parantamista ja päätöksentekoa.

5. Raskaitten liiketoimintatoimintojen automatisointi vähentää ajanhukkaa ja virheitä.

6. Kykenevämmät riskienhallintakäytännöt.

7. Päivittäisten prosessien ja menettelyjen yksinkertaistaminen ja virtaviivaistaminen.

8. Parantuneet ja tehokkaammat projektinhallinta- ja työnkulkuvalmiudet.

9. Pääsy innovatiiviseen AI:hin, ennustaviin ja tietoon perustuviin ohjelmiin, jotka antavat yrityksille mahdollisuuden hyödyntää paremmin nykyistä globaalia yritystoimintaa.

10. Kustannusten väheneminen ja säästöjen lisääntyminen koko toiminnan läpi.

11. Parempi valvonta vaatimustenmukaisuuden suhteen.

Seitsemän vaihetta täydellisen HR-järjestelmän valitsemiseen

HR-ohjelmiston jatkuva kehitys pakottaa meidät tekemään strategisia päätöksiä siitä, minkä ohjelmiston valitsemme. Seuraamalla näitä yksinkertaisia vaiheita valitset parhaan HR-järjestelmän yrityksellesi

1. Luo loistava ohjelmistonvalintatiimi.

2. Määritä tiimisi kanssa koko organisaation kattavat ja erityiset HR-tarpeet.

3. Selvitä, mitkä ominaisuudet voivat parhaiten täyttää nuo tarpeet, edistää organisaatiosi kehitystä ja päätä, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimpiä.

4. Tutki HR-järjestelmiä ja -toimittajia hyödyntäen kaikkia käytettävissäsi olevia työkaluja.

5. Vertaa, arvioi ja harkitse tiettyjä kriteerejä punnitessasi vaihtoehtojasi:

   • Kysy mukana olevista teknisistä ja asiakastukipalveluista, rajoituksista ja ehdoista.

   • Pohdi muokattavuutta, skaalautuvuutta ja liikkuvuutta.

   • Määritä käyttökelpoisuus varmistamalla, että saatavilla olevat ominaisuudet toimivat erityistarpeidesi mukaan, kattavat kaikki osa-alueet ja tuottavat parhaan hyödyn.

   • Kysy, mitkä tekijät sisältyvät vakiona ja mitkä tulevat ylimääräisellä maksulla.

   • Pohdi käytön helppoutta ja kanavien välillä mukautuvuutta.

   • Varmista, että saatavilla ovat integroidut ratkaisut ja tarvitsemasi yhteenliitettävyys.

   • Kysy tietosuojan, turvallisuuden ja tallennuskäytäntöjen osalta.

   • Pohdi hinnoittelua (mukaan lukien tilaamis- tai ostokustannukset, ylimääräiset maksut, ylläpitokustannukset jne.) ja määritä ennustettu ROI.

6. Kokeile rekisteröitymällä ilmaiselle kokeilujaksolle (tai kysy sopimuksen pituuksista ja/tai rahat takaisin -takuista).

7. Arvioi kokeilujakson menestystä HR-analytiikan ja tiimikeskustelujen avulla ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Johtopäätös

On aika alkaa käyttää älykkäitä HR-järjestelmiä tai päivittää nykyinen järjestelmäsi. Käytä esiteltyjä vaiheita ja strategioita valitsemaan paras HR-järjestelmä tarpeisiisi, ja tutustu yrityksiin kuten Workant, jotka tarjoavat 14 päivää ilmaista HR-ohjelmistoa käyttöön. Rekisteröidy ilmaiseen kokeiluun ja aloita tehokkaan alustamme käyttö tänään.